Gouti comme outil PPM Gouti comme outil PPM
Un outil PPM, 'Project Portfolio Management', sert à gérer un ensemble de projets au sein d’une organisation. Il permet d’aller plus loin que de la simple planification ou gestion des tâches d’un seul projet.
L’outil PPM va permettre de centraliser votre portefeuille de projets, de gérer le planning multi-projets, les grands indicateurs de suivi (à savoir les progressions, les retards, les priorités, ou encore les risques) de même que la gestion globale des ressources en terme de budgets et de coûts.
De ce fait, un outil PPM s’adresse aux managers, mais également aux chefs de projets.
Gouti se positionne dans ce rôle d’outil PPM pour les organisations.
Gouti dispose d’un ensemble de fonctionnalités PPM qui offrent aux organisations la flexibilité de gérer l’ensemble de leurs projets, qu’ils soient internes ou externes, sur une même plateforme. Tout l’intérêt d’un outil PPM est de pouvoir centraliser votre portefeuille et les différentes informations projets dans un espace dédié.
Et si on pouvait gérer les projets de manière macroscopique et détaillée en même temps ? C’est ce que propose Gouti.
Pour le management transverse du portfolio projets des dirigeants, décideurs stratégiques, directeurs et managers des organisations, Gouti offre des vues macroscopiques dédiées à leur besoin de suivi. Ils bénéficient de vues globales sur l’ensemble du portefeuille de projets, qu’ils peuvent filtrer par catégorie, par client, par service, par domaine.
Un tableau de bord PPM permet de suivre les grands indicateurs du portefeuille, comme l'avancement des projets, la météo, les criticités, les retards, les risques ou encore les tendances des projets. Les managers peuvent entrer si nécessaire dans le détail des projets pour des besoins de suivi plus fins.
Gouti propose une méthodologie pragmatique pour gérer vos projets. Elle débute par une phase d’initialisation des projets à travers une charte projet. Cette charte est un document de cadrage, une référence sur ce qu’est le projet. Il s’agit d’un document de validation du périmètre et de communication, à destination d’un comité de pilotage, d’un client ou encore une équipe projet par exemple.
Un formalisme est proposé pour la rédaction de cette charte, cela permet d’uniformiser les documents et communication projet. L’intérêt est de bénéficier de documents rapidement éditables et de formalismes communs pour chacun des projets du portefeuille.
Comme la charte projet, de nombreux rapports sont disponibles dans Gouti. Un rapport flash permet en quelques clics de générer un état d’avancement sur un projet du portefeuille avec des indicateurs de progression et de tendance.
La trame uniformisée et simple permet une lecture rapide des situations d’avancement sur les projets et de trouver rapidement l’information recherchée. Un rapport succinct sur l’état d’avancement du portefeuille de projets ou d’une sélection de projets est également disponible pour des revues rapides.
Pour le management financier, le suivi budgétaire de chaque projet du portefeuille est consultable. Les managers peuvent rapidement suivre les budgets par projet, les coûts et les écarts entre le consommé et le réel. Les coûts des collaborateurs peuvent être définis et suivi sur l’ensemble des projets, ainsi que des coûts externes ou divers.
Pour le management des personnes, un suivi détaillé des temps passés est possible ainsi que l’export des données. Des vues sur les collaborateurs permettent encore de suivre individuellement leurs activités et projets sur lesquels ils travaillent, leur calendrier personnel ainsi que leur feuille de temps individuelle.
Le taux d’occupation des personnes est consultable. Vous pouvez rapidement consulter les projets sur lesquels sont positionnés vos collaborateurs, leurs éventuelles disponibilités ou surcharges.
Les chefs de projets peuvent créer ou être assignés à des projets, les initialiser, les planifier, distribuer les activités et effectuer le suivi et le contrôle tout au long de la réalisation avec l’équipe de projet.
Ils bénéficient encore d’un reporting intégré et uniformisé qui leur permet en quelques clics de générer des rapports ou des vues planning pour les communiquer.
Ils peuvent encore suivre les charges de travail et les coûts de projets, avec une visualisation des écarts entre le prévisionnel et le réel.
Les équipes de projets sont dans l’opérationnel. Les équipiers retrouvent leur travail à réaliser, font part de leur avancement, échangent des fichiers et peuvent remonter des problèmes et effectuer les plans d’actions.
Ils peuvent encore effectuer le reporting de leur temps passé, sur les activités projets et hors projets.
Gouti englobe l’ensemble des fonctionnalités que doit fournir un outil PPM. De nombreux clients nous font confiance et pilotent leur portefeuille de projets dans Gouti. La solution n’est pas dédiée à un métier ou domaine d’activité bien précis. Gouti met en avant de la méthodologie et de la gestion PPM dans ses grands principes. L’outil est donc très flexible, ce qui explique notre grande diversité de clients.
Pour vous faire un avis sur Gouti comme outil PPM, vous pouvez participer à une démonstration de la solution et nous demander un accompagnement à travers un test gratuit dans votre organisation avec vos collaborateurs.