Suivi des temps passés Suivi des temps passésLe suivi du temps est un élément important de la gestion de projet. Un prévisionnel des temps de travail suffisamment précis permet de prévoir le temps à allouer sur les tâches du projet. Ce temps est dispatché auprès des membres de l’équipe projet qui peuvent faire ensuite un reporting du temps réel qu’ils ont utilisé par tâche dans une feuille de temps.
Ces données de temps ont plusieurs intérêts. Tout d’abord, en réalisant le plan de charges prévisionnelles du projet et en affectant ces charges aux différents collaborateurs, elles permettent de visualiser le taux d’occupation de chaque personne, c’est-à-dire leur disponibilité, leur indisponibilité et les éventuelles surcharges de travail.
Elles permettent aussi d'identifier une cause d’un retard sur un projet. Mon collaborateur a-t-il mis plus de temps que prévu ? Une tâche a-t-elle été sous-estimée en terme de charges de travail prévisionnel ?
Par ailleurs, la feuille de temps peut servir de compte-rendu d'activité (CRA) lorsque le temps réel passé est facturé à un client par exemple.
Gouti propose une gestion des temps qui commence par la planification des charges de travail par tâche. Sur chaque tâche vous pouvez renseigner une charge prévisionnelle totale. Cette charge peut ensuite être répartie auprès des différents acteurs de la tâche. Ces actions permettent d’élaborer le plan de charges du projet et d’avoir un visuel sur le taux d’occupation prévisionnel des collaborateurs.
En ce qui concerne le temps réellement passé, chaque utilisateur dispose d'une feuille de temps avec les tâches sur lesquels il travaille. Il peut alors saisir le temps réel qu’il passe sur chaque tâche. Les feuilles de temps incluent des tâches génériques, en dehors du cadre des projets pour renseigner les congés payés par exemple. À noter que c'est vous qui décidez du paramétrage de vos feuilles de temps. Vous définissez votre taux horaire journalier, la liste de vos tâches génériques ainsi que le mode de validation des feuilles de temps (ex: contrôle de 7h par jour, 35h par semaine ou ne pas faire de contrôle).
Les temps prévisionnels et les temps réels sont consolidés dans la vue des charges du projet qui présente les écarts et les charges restantes.
Une gestion des temps très simple est également possible, sans passer par un plan de charges prévisionnel détaillé à la tâche.
Vous pouvez gérer un budget de temps sur un projet, il suffit de définir une charge globale disponible. Vous pourrez alors suivre petit à petit, de manière macroscopique, le temps consommé et le temps restant sur le projet d'après les temps passés renseignés par vos collaborateurs.
Pour la gestion des ressources humaines, Gouti propose un module RH qui permet d’avoir accès en temps réel au temps passé par collaborateur et par projet.
Comment ça fonctionne ? Vous sélectionnez le(s) collaborateur(s) à afficher et filtrez le(s) projet(s) qui vous intéresse(nt). Vous bénéficiez d’une vue consolidée des temps recherchés en unité heure ou jour/homme.
Il est possible d’exporter les temps passés par collaborateur et par projet pour les besoins de gestion des RH, pour l‘envoyer vers un logiciel de gestion de paie par exemple.
Pour un suivi financier de vos projets, Gouti propose un module finance qui va traduire le temps de vos projets en coûts prévisionnels et réels.
Comment ça fonctionne ? Vous définissez un coût journalier à chacun de vos collaborateurs. Lorsqu’un collaborateur est affecté sur une tâche, la charge de travail qui lui revient est traduite en coût prévisionnel d’après son coût journalier renseigné. À partir du moment où un collaborateur saisit du temps sur une tâche, ce temps est traduit en coût réel d’après son coût journalier renseigné.
Un tableau consolidé présente les coûts prévisionnels selon les charges et les collaborateurs sur les tâches et les coûts réels d’après la saisie des feuilles de temps. Les infos sont historisées pour permettre de visualisation les évolutions.
