Le directeur des systèmes d'information est un acteur clé d'une entreprise, d'une organisation. Parmi toutes ses préoccupations, il doit gérer une multitude de projets, de plus en plus stratégiques, tout en étant techniques et fonctionnels. Ces projets sont souvent complexes et longs. Ils génèrent de nombreuses interactions avec d'autres services, des utilisateurs, ses équipes, des externes, et la direction. Tout cela demande beaucoup de communication, avec des communications très différentes en fonction des personnes concernées. Et enfin les chefs de projets, parfois seniors, souvent juniors, gèrent avec plus ou moins de succès et de savoir-faire leur projet.
Le DSI est celui qui peut (doit) apporter la structure, la méthode pour la gestion et le suivi des projets. Non pas que certains chefs de projets n'en soient pas capables, mais l'idée est ici de standardiser. Il faut que la communication, les outils, la méthode soient les mêmes pour tous. Fini les pertes de temps à aller chercher la bonne information car Pierre fait un GANTT sur MSProject et Paul fait un macro-planning sur PowerPoint. Fini les rapports où j'ai un suivi hebdo d'avancement dans un Word de 10 pages et un autre dans une liste de tâches sous Excel. Non seulement cela crée une complexité pour aller chercher la bonne information, mais cela crée aussi une complexité à la lecture de l'info car je dois réfléchir pour chercher la bonne information selon le format que mon chef de projet utilise.
Mais comment proposer cette structuration et cette méthodologie pour gérer les projets de la DSI. Le directeur des systèmes d'information n'est pas forcément un chef de projet expert. Pour commencer, allez chercher l'expertise là où elle est : les chefs de projets seniors ont probablement des propositions à faire.
Ensuite, définissez les sujets qu'il faut structurer, standardiser :
Maintenant que les sujets sont définis, passons à la méthode. Et là nous allons définir le "cahier des charges du chef de projet". Voici par exemple ce que le DSI peut demander à ses chefs de projets :
Chaque chef de projet doit :
Et pour faire cela, tous les chefs de projet utilisent le ou les mêmes outils.
À ce stade, un grand pas a déjà été fait. Et vous avez standardisé et structuré votre gestion de projet au sein de votre DSI. Mais si on allait encore plus loin ? Toutes les données produites par vos équipes, vos chefs de projets, pourraient être utilisées pour faire de l'analyse de temps passés, de la gestion de capacité, du suivi financier, du suivi individuel, du suivi de programmes et portefeuilles. Un outil de type ERP de gestion de projet permet d'intégrer des fonctionnalités de saisie des temps passés (feuille de temps), de capacity planning (taux de disponibilité des ressources), de suivi financier par projet, de suivi des tâches par ressources. Avec ce type d'outil, je vais à la fois pouvoir voir précisement sur quoi Paul travaille et son avancement détaillé, et voir une vue multi-planning d'un portefeuille de projets. Une même donnée est utilisée de façon macroscopique et microscopique. CG Project Management édite la solution Gouti qui permet cette optimisation de la donnée et joue ce rôle d'ERP de gestion de projets.
Le DSI va apporter de la fluidité dans la gestion de projets en mettant en place les principes ci-dessus. Et très souvent, c'est par le DSI que cette méthodologie est étendue à toute l'entreprise. L'expérience réussie sert de modèle et l'entité se structure autour de cette méthode commune de gestion de projets dans le groupe.
Pour connaitre la réalité des projets d'une dsi, regardez le webinar réalisé par Christian Gutekunst, dirigeant de CG Project Management :
Le blog de Gouti