Tous similaire et pourtant si différents, nombreux sont les logiciels de gestion de projet en ligne. Pour vous simplifier la tâche lors de votre processus de décision, cet article vous présentra un comparatif entre 5 solutions dans le milieu des logiciels de gestion de projet.
L'objectif ici est de vous accompagner dans votre recherche de solutions en vous présentant au mieux les avantages et inconvénients de chacune. À cela, nous aimerions vous rappeler que ce qui est déterminant dans votre choix final est vraiment l'utilisation que vous souhaitez en faire. Le "meilleur" logiciel de gestion de projet en ligne n'existe pas contrairement à celui qui répondra au mieux à vos attentes. Peut-être se trouvera-t-il même au sein de cet article !
MS Project, le logiciel de gestion de projet signé Microsoft est bien connu et utilisé depuis de nombreuses années par les chefs de projets. Il offre une palette complète de fonctionnalités pour planifier tous vos projets aussi complexes soient-ils, gérer les tâches ainsi que les ressources et les coûts d'un projet. La version en ligne, Project Online, permet une collaboration via l'application Microsoft Teams, d'affecter les tâches et un accès à plusieurs sur les projets pour modifier les listes de tâches et les calendriers.
Le logiciel en ligne est disponible par abonnement mensuel au prix de 46,40€ HT par utilisateur dans sa version complète. Il est possible de l'essayer gratuitement pendant 30 jours. La version locale, installée directement sur les postes de votre organisation, est à partir de 849€ TTC par utilisateur. Elle peut être synchronisée avec Project Online.
Le principal avantage de MS Project est qu'il s'agit d'un logiciel de gestion de projet très complet qui va permettre une planification très approfondie et adaptée selon la méthodologie que vous souhaitez appliquer (soit une méthodologie en cascade ou une méthodologie Agile). De ce fait il convient parfaitement pour gérer des projets très complexes là où les autres solutions peuvent ne pas entrer suffisamment dans le détail, soit par manque de fonctionnalités ou bien de précisions.
Le principal inconvénient peut être son principal avantage. C'est un outil très riche ce qui fait qu'il peut sembler très complexe et difficile à prendre en main comparé aux autres solutions. Le logiciel convient très bien à des chefs de projets expérimentés qui naviguent facilement dans les différents aspects de l'outil. Cependant, pour les chefs de projet débutants ainsi que les collaborateurs il peut être un frein à leur productivité en devenant très chronophage. De plus, il ne s'agit pas d'un véritable outil collaboratif, il faudra passer par la version en ligne et Microsoft Teams si on souhaite travailler à plusieurs.
MS Project est un très bon outil de planification de projet, il permet d'entrer dans un détail que n'offre pas la majorité des autres solutions sur le marché. Cependant si l'on souhaite effectuer une revue de risques, traiter des demandes de changements ou des problèmes rencontrés et déterminer des actions à mettre en place on peut rapidement se trouver limité et avoir recours à une solution parallèle. Par ailleurs, la collaboration n'est pas le côté fort de la solution, elle devient véritablement intéressante avec la version Project Online et si l'on passe par Microsoft Teams. Pour résumer, cette solution s'inscrit très bien dans un ensemble avec la suite Office 365 en passant d'une application à une autre pour une gestion de projet assez complète mais qui n'est alors pas centralisée sur un seul et même support.
Trello s'inspire de la méthode KANBAN de Toyota pour une gestion des tâches intuitive et efficace à l'aide de cartes (chaque carte étant une tâche). C'est un outil collaboratif bien pensé et agréable à utiliser notamment au travers des différentes connexions qu'il propose avec des applications externes (Slack, DropBox...) sous la forme de "power-ups" (options ajoutables) supplémentaires.
La solution est disponible en cloud, à partir de 20€ par utilisateur par mois dans sa version complète jusqu'à un quantitatif de 300 licences, puis un prix dégressif.
L'avantage principal de Trello est sa facilité d'utilisation et de prise en main. Etant très intuitif, les utilisateurs n'auront aucun mal à l'utiliser au quotidien pour gérer leurs tâches et partager des informations. Il est également très visuel et offre un espace de commentaire centralisé sur une tâche, pratique pour éviter les mails intempestifs et avoir une communication cadrée et ciblée.
Trello est un très bon gestionnaire de tâches, cependant pour une gestion de projet poussée on se retrouve vite limité en termes de fonctionnalités. Il faut alors avoir recours aux "power-ups" voire d'autres solutions si l'on souhaite par exemple faire une planification à travers un GANTT, effectuer une gestion des risques ou encore si l'on cherche un outil pour réaliser des rapports de reporting sur les données d'un projet.
Pour la gestion de tâche pure Trello s'impose comme une référence et permet de faire énormément de choses (créer des étiquettes de tâches, des checklists, ajouts de pièces-jointes...), vous y trouverez tout ce qu'il faut. Si vous souhaitez aller plus loin dans les démarches de la gestion de projet, réaliser une planification détaillée, la gestion de vos ressources, du temps passé, de vos risques, du budget... etc, vous pouvez regarder parmi les options proposées mais vous serez vite limité et devrez passer par d'autres solutions.
Asana est un outil d'organisation du travail dédié aux équipes notamment avec sa gestion des tâches et les possibilités de collaboration qu'il offre. Pour la gestion de projet il permet de réaliser les listes de tâches, planifier le projet et affecter les activités.
La solution est disponible en ligne à partir de 24,99€ par mois par utilisateurs pour un engagement annuel. Il existe une version Enterprise qui elle se fait sur devis.
Le principal avantage d'Asana est en rapport à la collaboration et notamment si vous souhaitez donner de la visibilité à des acteurs hors de votre organisation dans l'outil. À partir de la version premium, vous disposez d'un nombre d'invité illimité sur les projets, vous pouvez donc permettre à un client d'accéder aux informations d'un projet par exemple. Cependant les invités sont limités en termes d'actions. Si vous travaillez avec des prestataires extérieurs qui doivent collaborer avec vous dans le logiciel une licence supplémentaire sera tout de même nécessaire.
La grande limite de l'outil est qu'il ne permet pas par exemple d'effectuer un suivi des temps passés de vos collaborateurs, pour cela il faudra faire appel à une solution externe. En termes de gestion de projet Asana offre de nombreuses fonctionnalités utiles mais se concentre plus sur la planification et l'organisation du travail que sur d'autres aspects. Aussi, la gestion des problèmes de vos projets, des risques ou encore ce qui touche au budget des projets manquera. Par ailleurs, l'outil est axé principalement par projet mais n'offre pas énormément de vues et de données multi-projets.
Toujours en gardant à l'esprit que l'on se base sur une application à la gestion de projet dans son sens large, Asana limite dans certains domaines. Ciblant d'avantage l'organisation du travail autour d'un projet que le projet en lui-même vous trouverez tous les outils utiles pour gérer efficacement vos équipes sur les projets, contrôler leur charge de travail et la bonne réalisation des tâches dans le temps. Si vous souhaitez aller plus loin notamment pour effectuer une gestion multi-projets, un suivi du temps passé de vos collaborateurs ou une gestion des coûts et du budget des projets il faudra vous équiper à côté.
Basecamp est une solution de gestion de projet qui mise beaucoup sur la communication d'équipe, cela se présente à travers des groupes de travail positionnés sur des projets. Le principe est de créer les tâches à réaliser, de les assigner dans l'équipe avec la possibilité de positionner une dead-line puis de pouvoir s'échanger des messages en direct à l'aide de chat, de partager des documents et facilement les retrouver ainsi que de faire part du travail réalisé sur la journée.
L'abonnement se situe autour des 99$ par mois pour un nombre illimité d'utilisateurs.
Le gros plus de Basecamp est son offre à prix fixe qui peut être intéressante notamment si vous avez un grand effectif de collaborateurs qui doivent utiliser l'outil. Avec un abonnement mensuel on peut donc avoir un nombre d'utilisateurs illimités, cela s'avère d'autant plus intéressant pour inviter sur le logiciel des prestataires externes, des clients ou tout autre acteur extérieur à sa structure avec qui on a besoin de collaborer.
L'inconvénient principal de Basecamp est qu'il s'agit davantage d'un outil de communication d'équipe qu'un outil de gestion de projet. Pour un chef de projet l'outil va s'avérer limité pour planifier efficacement un projet et effectuer son suivi. Cela s'apparente à un agenda virtuel. Il pourra principalement communiqué avec son équipe, partager des documents, organiser le planning des tâches et le visualiser à travers un calendrier. En ce qui concerne la gestion des données du projet, le suivi et le contrôle de sa réalisation, le reporting, l'étude des charges de travail, des retards, des risques du projet ou encore de ses coûts il faudra passer par une autre solution.
Basecamp est un outil dédié à la communication autour du travail d'un projet. Il ravira les équipes projet en leur permettant d'échanger rapidement des informations, des documents et de constater le travail qu'ils ont a faire. Les chefs de projets eux se trouverons au final assez limité dans leur travail et devront s'équiper d'un logiciel en parallèle pour trouver leur compte.
Gouti est un logiciel de gestion de projet en ligne. Il englobe la gestion de projet dans son ensemble en prenant en compte la gestion des ressources et le management transverse autour du portefeuille de projet. Il se démarque en proposant une méthode à suivre pour accompagner dans les différentes étapes d'un projet. Son aspect chaleureux et intuitif avec l'utilisation de tableaux éditables en fait une parfaite alternative à Excel avec lequel des exports et des imports sont d'ailleurs possibles.
Cet ERP de gestion de projet a été pensé par un chef de projet pour la gestion des projets des organisations. Il offre tout le panel d'outils dont elles ont besoin pour suivre la disponibilité des ressources (humaines, financières), un suivi des charges et des temps passés des projets avec des vues multi-projets macroscopique dédié à la gestion de portfeuille projet. L'outil propose encore un reporting rapide, personnalisé et standardisé à travers différents rapports, indicateurs et vues graphiques. La collaboration est aussi très présente avec la possibilité d'affecter des activités à l'équipe d'un projet, de faire des commentaires combinés avec un système de notifications pour cadrer la communication par activité.
Le logiciel de gestion de projet est disponible en ligne à partir de 7,90€ par mois par utilisateur en version premium, pour la version complète Enterprise cela se fait sur devis avec un tarif dégressif selon le nombre de licences.
Un des avantages de Gouti par rapport aux autres solutions est l'équilibre qu'il offre entre la collaboration et la gestion de projet pure et la gestion des ressources multi-projets. Les chefs de projets disposent dans Gouti de l'essentiel des outils dont ils ont besoin pour leur travail quotidien. De l'initialisation d'un projet à sa réalisation, en passant par la planification détaillée, la répartition des charges de travail, le suivi de l'avancement et les temps passés, le reporting ou encore de la gestion des disponibilités des ressources, il s'agit d'un kit complet. De leur côté les collaborateurs bénéficient d'espaces dédiés à leur travail, comme la liste des tâches qui leur sont affectées à travers un KANBAN, ainsi qu'un système de commentaire par activité pour une communication claire et cadrée.
Comme mentionné plus haut, Gouti apporte une méthode pour initialiser et reporter sur les projets. Cet accompagnement rend l'outil abordable pour tous types de profils, du débutant à l'expert de la gestion de projet et offre une structure et une standardisation pour les organisations.
Un point très important est également le focus mis sur la consolidation des informations pour le management. Toutes les données détaillées des projets sont disponibles en temps réel dans des vues et rapports macroscopiques pour assister les équipes de direction dans le pilotage des projets, programmes, et le suivi des collaborateurs. Avec le suivi de données financières, le suivi des charges et le suivi des temps et de taux d'occupation intégrés, Gouti se propose comme un ERP de gestion de projet.
Un autre point fort est l'adaptabilité de la solution au contexte client. Gouti peut être personnalisé pour intégrer son propre fonctionnel avec par exemple des statuts projet spécifiques ou encore des champs additionels.
Un point qui diffère entre Gouti et les autres logiciels de gestion de projet est le stockage de fichiers. L'outil ne dispose pas de stockage de fichier interne mais propose un partage de documents cloud avec des solutions de stockage cloud comme OneDrive, DropBox, Google Drive...ect. Ce choix a été fait pour déléguer le stockage de données sur des solutions expertes dans le domaine afin de garantir une sécurité supplémentaire pour vos fichiers.
Comme déjà précisé plus haut Gouti a été pensé par un chef de projets, l'outil se base donc sur le principe de faciliter le quotidien de la gestion de projet. Au fil de l'évolution de la solution 3 différents types de profils d'utilisateurs ont pu se démarquer. Tout d'abord le chef de projet, qui dispose d'un menu complet pour gérer tous les paramètres de son ou ses projets. Ensuite il y a le collaborateur, acteurs des projets, qui bénéficient des vues KANBAN sur le travail à faire, ainsi qu'une vue de leurs activités dans un calendrier personnel et encore d'une feuille de temps pour renseigner leur temps de travail par tâches projets et également par tâches génériques personnalisées hors projets. Enfin on retrouve le manager qui a des vues transverses sur les informations multi-projets, sur les collaborateurs, les chefs de projets ainsi que sur le taux d'occupation de chacun ainsi que les temps passés, le suivi des charges et le suivi financier.
Avec les fonctionnalités "Manager" proposées, ainsi qu'avec un certain nombre de modules additionnels pouvant être ajouté à votre Licence, Gouti se transforme en un véritable ERP de Gestion de projet.
Nous espérons que cet article aura pu vous être utile et vous apporter plus d'informations sur ces différents logiciels de gestion de projet. Gardez tout de même à l'esprit que la meilleure façon de vous faire une idée de la pertinence d'un outil est de l'essayer en situation réelle.
Par ailleurs, si vous souhaitez découvrir tout ce que l'outil Gouti propose en terme de support d'accompagnement dans la gestion de projets vous pouvez participer à l'un des Webinars de présentation et demander la mise en place d'un essai avec vos collaborateurs dans votre structure.
Sean KHEDNAH - 15/09/2020
Le blog de Gouti