Les outils PPM : Project Portfolio Management

Compte tenu du nombre de plus en plus important de projets qui sont gérés en parallèle dans une organisation, la mise en place d’un outil de management de projet devient stratégique.  

Un outil de gestion de portefeuille de projets ou PPM est plus qu’un logiciel de gestion de projet. Il en intègre les principales fonctionnalités (gestion du planning, des ressources, …) mais il va bien au-delà en étant une plateforme pour tous les projets.  Il va permettre de gagner en productivité, en rentabilité en s’assurant de rester aligné aux périmètres des projets. Un vrai défi que même le plus performant des managers ne pourrait pas réaliser à lui seul.

Les logiciels de gestion de portefeuille de projets apportent donc une valeur ajoutée aux managers en leur permettant de planifier, de suivre et d’ajuster à tout moment. 

Les intérêts d'un outil de PPM 

Les outils de gestion de portefeuille de projets ont pour objectifs de : 

Faciliter et améliorer la priorisation des projets selon la stratégie de l’organisation

Quels sont les projets prioritaires ? Certains sont-ils redondants ? Sont-ils alignés avec la stratégie globale de l’entreprise ? 
L’outil de PPM permet : 

• de s’assurer de cet alignement, et de le maintenir dans le cas où l’organisation opère un changement d’orientation stratégique ; 
• de diffuser plus facilement le même degré d’information auprès des équipes, afin que chacun comprenne l’intérêt de ses actions. 

Normaliser les processus de gestion de projets 

Les organisations composent de plus en plus avec un nombre croissant de projets, parfois complexes et déployés sur des sites différents. Pourtant, tous doivent répondre à des normes et objectifs communs 

Centraliser le pilotage et les données afférentes aux divers projets et ressources 

L’objectif premier de la mise en place d’une solution de PPM est la centralisation de toutes les données, afin de piloter au mieux les processus, tant au niveau stratégique qu’opérationnel. 

Garantir la transparence 

Grâce à ce type d’outil, les différentes parties prenantes bénéficient d’une vue d’ensemble des projets de l’entreprise. Conséquence : en cas de désaccords, les communications s’en trouvent simplifiées et les conflits mieux désamorcés. D’autre part, le PPM garantit de la transparence côté dirigeants. Ces derniers gagnent en visibilité sur les divers projets déployés, et peuvent donc plus facilement vérifier leur pertinence et leur bon déroulé. 

Établir des connexions entre les projets 

Même si leurs natures divergent, tous les projets d’une même structure sont rarement isolés les uns des autres. Dans ce cadre, le PPM participe à la gestion des interdépendances et des ressemblances entre ces différents projets : 

• partagent-ils des choses en commun, comme un centre de ressources ? 
• peuvent-ils se compléter mutuellement, ou servir de modèles à d’autres, permettant ainsi de réduire les risques, gagner en productivité en appliquant des processus déjà éprouvés, … 

Gérer plus finement les ressources 

Un outil PPM centralise et offre une meilleure visibilité sur les données relatives aux ressources globales de l’entreprise, qu’il s’agisse de ressources : 

• humaines, 
• financières,
• technologiques. 

Il devient alors possible de les gérer plus finement, de définir si les ressources disponibles suffisent à entreprendre tel ou tel projet. 

Anticiper les risques 

La prise de risques s’intègre à la vie de toute entreprise. Néanmoins, le portfolio management encourage la prévision d’éventuelles déconvenues, des points bloquants à venir, et donc le déploiement de mesures pour les éviter. 

C’est un outil non pas pour une équipe projet, mais pour l’ensemble des ressources projet. C'est une véritable tour de contrôle de projets qui réunit : 

• Les directeurs et manager porteurs de la vision stratégique des projets 
• Les pilotes de projets : les directeurs de projet, responsables de programme, chefs de projet, PMO, … 
• Les équipes projets : équipes internes, prestataires, … 

Gouti : La solution pour gérer votre portefeuille de projets  

Gouti gère l’ensemble des besoins transverses à la gestion des projets : 

• la planification et le suivi des jalons 
• la gestion des ressources humaines et financières, 
• la gestion des tâches, 
• La gestion des risques, 
• la génération de reportings et de tableaux de bord, etc. ;
• il centralise les données nécessaires à la gestion des portefeuilles projets, 
• il facilite la collaboration et la communication entre les différentes parties prenantes des projets, 
• il apporte une méthodologie commune à la gestion des projets d’une organisation. 

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