Tisséo Voyageurs est l’exploitant du réseau de transports en commun de Toulouse et sa grande agglomération, soit 114 communes. Son rôle est centré sur l’exploitation du réseau, le service aux clients et la maintenance du patrimoine confié par son autorité organisatrice : Tisséo Collectivités.
Après un parcours d’ingénieur et de chef de projet dans le développement logiciel pour les secteurs aéronautique, militaire et spatial, Christophe Ferré a rejoint en 2001 la DSI de la Semvat, ancien nom de Tisséo Voyageurs. Il y a évolué sur les systèmes techniques supportant le transport public, notamment la billettique, la vidéoprotection et les télécoms, et a mené des projets comme la mise en œuvre de la télébillettique ou le déploiement de la téléphonie mobile dans le métro.
Aujourd’hui, en tant que Coordinateur Grands Projets Numériques à la Direction des Systèmes d’Information et Innovation (DSII) de Tisséo Voyageurs, il optimise la gestion multi-projets à travers une coordination inspirée des missions de PMO. Suivie par le DSI et l’ensemble de l’encadrement, cette approche est devenue un levier clé pour piloter les objectifs et ressources de la direction.
Il partage ici son retour d’expérience sur l’utilisation de Gouti dans la gestion des projets de la DSII.
« Tous les projets impliquant des ressources de la Direction des Systèmes d’Information et Innovation sont référencés dans Gouti dès lors qu’ils sont soit pilotés en dehors de la direction, soit sous pilotage interne avec un enjeu stratégique élevé et l’implication de plusieurs services.
Depuis début 2024, l’utilisation de Gouti a été étendue à la Direction Technique de Tisséo Voyageurs qui y gère également son portefeuille de projets. Toutefois, sauf exceptions, Gouti n’est pas encore utilisé pour la gestion des projets. »
« Au sein de notre direction, le besoin de structurer le suivi du portefeuille de projets s’est concrétisé en plusieurs étapes. En 2020, j’ai commencé à animer un embryon de bureau des projets, avec un outillage constitué de plusieurs tableaux Excel. Par ailleurs, plusieurs services de la DSII collectaient déjà les temps passés de leurs collaborateurs dans un outil open source, mais celui-ci était un peu “exotique”.
En 2021, nous avons lancé une recherche active d’un outil capable d’industrialiser le suivi du portefeuille de projets, dont le nombre augmentait fortement.
Nos objectifs étaient clairs : remplacer les suivis faits sur des tableaux Excel et PowerPoint par un outil unique, réduire la multiplication des saisies dans différents supports, permettre une saisie rapide et contrôlable des temps passés sur les activités projet et récurrentes de la DSII. Il était également important de disposer d’un outil avec une bonne ergonomie et suffisamment flexible pour s’adapter à notre organisation (double activité projets en V, agile, exploitation, administration technique, maintenance…). Nous voulions aussi pouvoir évoluer progressivement en culture de gestion de projet et pouvoir communiquer facilement à différents niveaux (projets, direction, codir, direction financière, DRH, etc.), tout en respectant un budget raisonnable et en assurant une mise en place rapide et facile. »
« Après quelques recherches et plusieurs échanges avec des utilisateurs d'outils similaires dans des secteurs proches de celui de Tisséo, nous nous sommes intéressés à la solution Project Monitor de Virage Group ainsi qu'à Gouti. »
« C’est principalement son ergonomie et la souplesse de mise en place qui nous ont convaincus, associées à un coût abordable pour notre structure. Ces atouts ont permis de choisir Gouti et de lancer une phase pilote de première mise en œuvre.
Cette phase, lancée fin 2021, a confirmé que nous pouvions évoluer progressivement vers une gestion de projet plus robuste, tout en utilisant progressivement d’autres fonctionnalités de l’outil pour enrichir notre approche. »
« Avec Gouti, nous avons rapidement amélioré plusieurs aspects clés de notre gestion de projet :
« Le concept des étiquettes, permettant de regrouper les projets par métiers, par services, etc., ainsi que l'affectation de droits d'accès, représente un réel atout pour notre organisation.
La gestion des affectations de ressources à un projet, que ce soit par individu ou par équipe, nous a permis d’adapter l’outil au fonctionnement de nos services.
Les exports de données depuis la liste détaillée des projets (actifs et archivés) et du suivi des temps passés (module RH) nous permettent de contribuer efficacement aux tableaux de bord trimestriels de la DSII.
Enfin, le suivi multi-projets nous permet d’avoir une vue globale et projetée des plannings des projets. Les possibilités d’ajustement de cette vue sont très utiles pour croiser différents regards et actualiser les priorités à communiquer à l’encadrement. »
« Lors de la transition vers Gouti, notre objectif était de comprendre notre structure initiale pour créer une cible vers laquelle nous pouvions migrer rapidement tout en préservant les données historiques.
L’intégration de Gouti a été décidée et mise en œuvre par la DSII, avec un accompagnement très efficace de CG Project Management. Leur écoute, leur pertinence et leur capacité d’adaptation ont permis d’apporter plusieurs modifications à l’outil pour répondre au mieux à nos besoins.
Étant donné mon rôle, mon expérience et mon positionnement dans notre organisation, rassembler toutes les données nécessaires et spécifier clairement ce que la DSII souhaitait implémenter a permis de mener à bien le projet pilote que je qualifierais, en bon toulousain, d’essai transformé.
Une fois le cadre initial validé par le groupe d’utilisateurs pilote, le déploiement pour l’ensemble de la DSII n’a pris que quelques jours.
Pour la Direction Technique, j’ai utilisé mon expérience d’administrateur Gouti pour les accompagner dans l’identification des données à intégrer et la définition des modalités organisationnelles à projeter dans l’outil.
En résumé, toutes les phases de déploiement ont été simples à exécuter et nous avons aujourd’hui près de 120 utilisateurs actifs. »
« Le retour principal, largement partagé, concerne l’ergonomie de l’outil. Il est très facile à prendre en main. Par précaution, nous avions organisé une formation initiale dans les deux directions concernées. La prise en main a été un succès, et désormais cette formation n’est plus nécessaire : les nouveaux utilisateurs s’intègrent simplement grâce au partage d’informations entre collègues.
Nous avons également constaté une évolution de la culture en gestion de projet, avec des demandes de certains utilisateurs souhaitant exploiter d’autres fonctionnalités de Gouti.
Dans l’immédiat, par souci de cohérence et en raison de la priorité donnée à des grands projets d’infrastructure en cours, nous avons choisi de rester concentrés sur ce qui est déjà en place pour perfectionner la pratique des différents profils de chefs de projet. »
« En tant que référent Tisséo pour tout contact avec le service client de CG Project Management, je tiens à souligner leur réactivité et leur écoute. À chaque demande, une réponse rapide a été apportée, que ce soit par un enrichissement de l’outil ou par la présentation de fonctionnalités déjà existantes.
Le club utilisateurs nous offre également un enrichissement mutuel, ce qui est très appréciable.
Je profite de cette occasion pour remercier toute l’équipe, en particulier Christian Gutekunst, avec qui nous avons mené toute la phase pilote de mise en œuvre. »
« Intuitif, ajustable et performant pour notre organisation. »
Le blog de Gouti