Avec le grand nombre d'outils de gestion de projet disponibles sur le web, il peut être difficile de faire un choix et de trouver celui qui correspond à vos besoins. Rien de tel que des expériences client pour se faire un avis.
Voici le témoignage client de Catherine VERHAEGHE, Directrice des Opérations chez TransCure bioServices, une CRO (société de recherche contractuelle) créé en 2012. Situé à Archamps en France, la société comptabilise aujourd’hui un effectif d’une quarantaine de personnes. Elle est spécialisée dans les services en pharmacologie et s'est surtout fait une réputation dans les tests précliniques de molécules sur les souris. Sur base de son modèle de souris ayant développé un système immunitaire identique à celui de l'humain, Transcure bioServices est active dans le domaine de l'oncologie, des maladies inflammatoires et infectieuses.
Lors de cette interview, Catherine VERHAEGHE a pu nous éclairer sur son expérience et celles de ses collaborateurs chez TransCure concernant l'utilisation du logiciel de projet Gouti.
« J’ai commencé à chercher un nouveau logiciel de gestion de projet l’année dernière (2019). J’en ai trouvé quelques-uns dont Gouti qui m’a paru le plus facilement maniable et adaptable à l’ensemble de notre équipe.
À cette époque-là nous utilisions Asana mais il ne permettait pas de gérer le temps passé. Nous l’utilisions pour prévoir les tâches mais nous ne savions pas le temps qu’elles prenaient, ni la charge de travail de chaque personne. Cet outil-là n’était pas complet pour nous et c’est ainsi que j’ai commencé à travailler avec Gouti pour faciliter la gestion de projet chez TransCure. »
« Au tout départ nous avions seulement quelques projets avec très peu de personnel et donc une bonne vision globale. Nous fonctionnions très bien en discutant les uns avec les autres directement.
Cela fait 1 an maintenant que le nombre de projets a beaucoup augmenté. L’année dernière nous avions eu à gérer plus de 60 projets. Ces projets durent de 2 à 3 mois. Ils ont des caractéristiques communes et des points différenciants. Certains prennent beaucoup plus de temps que d’autres. Actuellement nous avons une équipe technique d’une vingtaine de personnes qui travaillent directement sur les projets.
De par tous ces points, il nous est apparu nécessaire d’avoir sous la main un logiciel de gestion de projet qui nous permette de gérer à la fois les ressources et les projets. »
« Je ne saurai plus dire les noms. J’avais cherché sur Google « outil de gestion de projet », je m’étais inscrite sur certains d’entre eux pour avoir des essais pendant 1 mois et pouvoir les utiliser. Globalement j’ai dû abandonner en cours de route parce qu’ils n’étaient pas du tout conviviaux, je ne comprenais pas comment ils fonctionnaient.
Ce qui m’avait aussi beaucoup rebuté chez eux c’était de recevoir des mails, je ne vais pas dire par dizaine chaque jour, mais en quelque sorte du « harcèlement ». Je me suis dit « non merci » si c’est pour recevoir un mail tous les jours. »
« Déjà le fait que Gouti soit un logiciel français a apporté de la simplicité dans la communication et nous avons pu discuter facilement de nos besoins. Pas que l’anglais soit un problème mais quand on échange sur un vocabulaire qui est « neuf », c’est beaucoup plus simple d’échanger en français.
J’ai aussi eu un retour très rapide de mon interlocuteur chez Gouti, Christian GUTEKUNST. Il m’a dit que si j’avais la moindre question on pouvait se téléphoner et qu’il m’expliquerait tout. Je me suis lancé en me disant « pourquoi pas » et de fil et en aiguille Gouti s’est inscrit de plus en plus dans nos besoins.
Le fait que le logiciel soit adaptable, qu’il soit possible de demander des développements spécifiques pour répondre à ce dont nous avons besoin et que l’équipe derrière soit disponible et réactive ont fait également la différence.
Gouti essaie de répondre aux besoins de chaque client. Si le développement répond à un besoin général, il se fait gratuitement. Et si c’est un besoin personnel, spécifique, même s’il y a un coût, il est raisonnable et la demande est réalisée rapidement. Honnêtement, on a dû demander une quinzaine « d’adaptations » et il n’y en a eu qu’une seule de payante. C’est super parce que la formule reste abordable, c’est fait rapidement et le surcoût est vraiment moindre lorsque que cela répond à un besoin de la communauté Gouti.
Il y avait le prix aussi, très attractif et proche du prix d’Asana. À la suite de tout cela je ne me suis plus posé de questions par rapport aux autres logiciels de gestion de projet que j’avais essayé. On a continué avec Gouti et personnellement je suis très satisfaite ! »
« On a le Project Leader qui est en contact direct avec le client. C’est lui qui va initier le projet dans Gouti, il va le créer et il va y renseigner ses tâches qui sont notamment le contact avec le client et la mise en place du protocole d’étude. Une fois que tout est mis en place, le Project Manager prend la suite des opérations pour élaborer et renseigner dans Gouti toutes les tâches qu’il va être amené à réaliser et également celles des techniciens animaliers. Ce sont les Project Managers qui vont gérer le projet sur Gouti, c’est principalement eux qui vont définir la timeline de chaque projet. Enfin on a les techniciens animaliers qui s’occupent de rentrer les données sur les animaux, travailler sur leurs tâches et renseigner le temps qu’ils y ont passé. »
« La réelle plus-value est que Gouti nous a permis d’économiser certains logiciels.
Un aspect important pour nous est la feuille de temps. Grâce à Gouti on a pu combiner Asana et notre feuille Excel des temps. Maintenant lorsque la tâche est effectuée, on valide son statut directement dans Gouti et on peut en même temps remplir le temps passé. Pour le technicien qui remplit sa feuille du temps cela représente une économie de temps. Avec Gouti on a travaillé aussi sur l’export des feuilles de temps pour le calcul des heures supplémentaires. Grâce à cela, tout le travail administratif se fait beaucoup plus rapidement.
Un autre aspect important est la gestion des ressources des projets, ou le « capacity planning » dans la terminologie de Gouti. C’est important pour moi de pouvoir avoir une vision d’ensemble sur les projets et de savoir à quel pourcentage chaque personne est utilisée. Lorsqu’un nouveau projet arrive je dois pouvoir déterminer si j’ai les ressources nécessaires, quand est-ce que j’ai les ressources et à combien de pourcent elles sont disponibles. Nous l’utilisons pour suivre l’occupation et la disponibilité de nos techniciens sur les projets. La fonctionnalité est très conviviale. Nous ne pouvons pas encore nous y fier à 100% car nous devons éduquer nos collaborateurs pour qu’elle soit utilisée correctement, en tout cas le potentiel est là. Etant convaincu de Gouti je suis certaine que nous trouverons une solution pour l’utiliser parfaitement.
Grâce à Gouti on a 3 logiciels en 1, cela nous fait gagner à la fois du temps et une économie d’argent. »
« Quand on a annoncé la transition de Asana à Gouti on a entendu quelques réticences. Cela se comprend, les équipes sont passées d’un logiciel qu’elles connaissaient à un nouveau logiciel qu’elles ne connaissent pas du tout.
Nous avons demandé plusieurs petits changements/ajouts qui se sont faits très rapidement, notamment de pouvoir remplir la feuille de temps en dixième d’heure car sans décimale ce n’était pas assez précis pour certaines de nos tâches. Le fait de rendre aussi le calendrier du projet plus interactif pour pouvoir travailler directement dessus. Tous ces éléments ont beaucoup facilité notre utilisation et grâce à la flexibilité et l’adaptabilité de la solution on ressent une adhérence générale.
Par ailleurs, nos équipes se sont agrandies. Ces nouveaux arrivants se sont mis à utiliser Gouti sans être passé par la transition Asana. Evidemment ils ont une méconnaissance de l’outil et besoin d’une période de prise en main pour l’utiliser parfaitement. Malgré cela, ils adoptent l’outil sans soucis tout en montant en compétence.
Aujourd’hui la transition vers Gouti est terminée. Beaucoup de départements différents l’utilisent et ils en sont tous satisfaits. J’ai toujours quelques petites demandes à soumettre à Christian pour les incorporer petit à petit. C’est un vrai plus d’avoir cette relation évolutive et cette proximité avec les équipes Gouti. »
« Je suis hyper ravie, l’équipe Gouti est super réactive ! Je comprends que pour certaines fonctionnalités il y ait besoin d’un délai de développement et que nous ne soyons pas les seuls à demander des adaptations de l’outil, mais globalement cela se passe super vite. Je suis entièrement satisfaite du logiciel de gestion de projet, je ne regrette pas du tout d’être passée par Gouti. »
« Je dirai la facilité d’utilisation de l’outil, la réactivité de l’équipe et le fait que Gouti réponde à plusieurs besoins en même temps, son côté multifonctionnel. »
Sean KHEDNAH - Jeudi 26 mars 2020 (Màj 23/10/2020)
Le blog de Gouti