La gestion d’un projet n’est pas toujours chose facile. Beaucoup de projets voient le jour et seule une partie d’entre eux finissent par aboutir.
Cela s’explique par plusieurs raisons. Selon l’ampleur et la complexité du projet, il peut avoir plus ou moins de probabilité d’échec.
Très souvent des projets finissent par être livrés, mais avec un retard en termes de délais, en dépassant le budget alloué à l’origine ou encore avec certaines caractéristiques pas forcément respectées.
Bien que tout ne soit pas forcément toujours évitable, il existe plusieurs pratiques en gestion de projet pour prévenir de l’échec d’un projet et le mener à bien. Nous en parlerons dans l’article suivant ainsi que des raisons de se munir d’un logiciel de gestion de projet.
Au démarrage d'un projet, on a tendance à vouloir entrer dans le vif du sujet au plus vite. C’est une belle erreur. Est-ce que vous caresseriez un tigre avant de l’avoir apprivoisé ? L’exemple est fort mais vous voyez où je veux en venir. Il est important de bien comprendre le besoin auquel le projet doit répondre. Il faut donc le définir avant de vous lancer dans sa réalisation, ce cadrage peut se faire avec l’aide d’un logiciel de gestion de projet.
Plusieurs éléments du projet sont à prendre en compte. Quelle sera sa durée ? Son budget ? Ses bénéfices attendus ? De quoi va-t-il traiter et quels sont les points hors périmètre ?
Une fois le besoin cerné, c’est également l’occasion de définir des objectifs mesurables, les principaux livrables qui vont en sortir, vos grands jalons, les principaux risques à prendre en compte ainsi que l’organisation de votre projet, c’est-à-dire les acteurs de votre projet, l’équipe de travail. Ce travail se fait lors de la réalisation de la charte projet avec un logiciel de gestion de projet.
On entend parfois dire que 20% du temps d’un projet doit être consacré à sa préparation et ce n’est pas pour rien, cela fait partie des facteurs de réussite.
Après avoir bien cadrer le projet, une bonne planification est de mise. Cela semble logique, mais toute planification n’est pas toujours bien huilée et il est important de s’y attarder un petit peu.
Il va falloir commencer à lister les tâches à effectuer. Chaque tâche va nécessiter un certain temps pour être réalisée. Vous avez à votre disposition l’ensemble de votre équipe de projet qui constitue vos ressources humaines disponibles pour la réalisation de ces tâches. Il va falloir vous organiser pour arriver au bout de chacune de vos tâches suivant les délais imposés par votre projet.
Il s’agira donc de s’assurer, que chaque membre soit bien disponible au moment voulu, du temps nécessaire pour la réalisation de chaque activité ainsi que de l’ordre de priorité des tâches à effectuer, un logiciel de gestion de projet peut également être utile à cette fin (liste de taches, Gantt, feuille de temps, planning…).
Une bonne planification vous permet non seulement de savoir où vous allez mais également comment vous allez y arriver. Néanmoins, aussi bonne que soit votre planification, il faut penser à l’actualiser tout au long du déroulement du projet.
Trop souvent négligés ou mal orchestrés, il est important de tenir à jour les éventuels risques de votre projet pour augmenter ses chances de succès.
Lors de l’initialisation vous définissez votre projet ainsi que les objectifs fixés. Le but est d’atteindre ces objectifs. Il est donc important dans votre planification de prendre en compte les éventuelles menaces qui peuvent survenir lors du déroulement de votre projet.
Ces menaces sont les risques potentiels que vous pourrez rencontrer. À vous de les identifier et de les analyser, ce qui va vous permettre de les anticiper et être prêt à les aborder si jamais ils surviennent en cours de route. Cette identification se fait lors de la réalisation de la charte projet si vous utilisez un logiciel de gestion de projet
Le but de leur analyse est de déterminer leur degré de sévérité. Vous pouvez estimer la sévérité du risque en prenant en compte l’impact qu’aurait ce risque sur votre projet et la probabilité qu’il se produise. Il sera par exemple plus important d’anticiper un risque avec un impact très fort et une probabilité très forte qu’un risque avec un impact et une probabilité très faible.
À partir de cette analyse vous pourrez ensuite, soit faire en sorte de réduire vos risques, soit chercher à ce qu’ils ne se produisent pas, ou encore les accepter et les prendre en compte dans la réalisation de votre projet.
Pour anticiper leur traitement vous pouvez mettre en place un plan d’action ainsi qu’une réponse à vos risques. Cela vous permettra d’être prêt à y faire face au moment venu. Un logiciel de gestion de projet vous permettra d’assigner une action directement lors de l’identification de votre risque.
Bien évidemment un risque peut évoluer à mesure que votre projet évolue. Le plan d’action que vous avez prévu pour y répondre peut alors devenir obsolète. Il est donc important de tenir à jour votre gestion des risques régulièrement tout au long du déroulement du projet.
Votre projet est en cours de réalisation, vous avez tout planifié en tenant compte des délais et de votre budget, seulement voilà, une modification est demandée concernant le projet.
Exemple : vous deviez construire un immeuble de 3 étages et finalement on vous demande d’en prévoir un 4ème (c’est un exemple grossier).
Dans une situation comme celle-ci il est important d’évaluer si ce changement est réalisable. Comment va-t-il impacter la durée du projet ? Et le budget alloué ? Est-ce que j’ai les ressources disponibles pour le mettre en œuvre ?
Suivant cette analyse vous serez capable de décider si cette demande de changement est réalisable ou non et également ce qu’elle implique pour votre projet. Vous pourrez ainsi faire en sorte que votre projet maintienne un cap souhaité et qu’il ne soit pas mis en péril. Afin de soumettre une demande de changement facilement, munissez-vous d’un logiciel de gestion de projet avec des fonctionnalités liées au changements.
Une bonne communication est primordiale dès lors que l’on travaille avec plusieurs collaborateurs vers un but commun.
L’intérêt est bien sûr que tout le monde ait les mêmes informations, que les informations soient qualifiées et d’actualité, aussi qu’elles soient bien comprises et pertinentes, dans le but que chacun suive le cap du projet et aille dans la bonne direction.
Cependant ce n’est pas toujours si simple à réaliser. Dans des contextes de collaboration à distance, d’échange multilingue, ou encore d’utilisation d’outils de communication inadaptés, la coordination de l’information peut s’avérer plus complexe que prévue.
Il est donc impératif de soigner la communication avec son équipe de projet en utilisant les canaux adéquats et en étant le plus claire et précis possible. La meilleure solution reste de s’équiper d’un logiciel de gestion de projet permettant de communiquer de manière simple et efficace.
Lors du démarrage, le client/sponsor fait part du produit qu’il aimerait voir réalisé à l’issue du projet. Néanmoins cette vision peut être subjective et prendre une forme différente dans la vision du chef de projet.
Pour que le produit final soit au plus proche de ce que le client/sponsor peut attendre, il est donc plus que conseillé de lui faire valider les différentes étapes et décisions prises durant toute la réalisation du projet. De cette manière vous êtes sûr de rester sur la bonne voie et donc de livrer ce qui était attendu. Pour cette étape, le mieux est de se munir d’un logiciel de gestion de projet intégrant les clients en son sein.
Qu’il y a-t-il de mieux comme forme d’apprentissage que son expérience personnelle ?
En tant que chef de projet, il est intéressant à la fin de chaque projet de prendre le temps d’analyser le déroulement global de la gestion du projet, d’évaluer les axes à améliorer pour l’avenir, mais aussi les points positifs sur ce qui a été fait.
Cette phase permet au chef de projet d’améliorer ses différentes approches dans le but de faire sans cesse mieux au prochain projet.
Il existe une longue liste d’outils de gestion de projet et toutes les structures n’ont pas les mêmes besoins. Pour bien choisir le logiciel de gestion de projet qui saura vous accompagner dans vos démarches il est nécessaire de savoir ce qui vous sera utile ou non.
Par exemple, si vous êtes en charge de projets très spécifiques avec un suivi très fin à l’heure ou la minute, vous aurez d’autres besoins qu’une personne en charge de projets avec un suivi de charge à la journée ou demi-journée. De ce fait, vous n’utiliserez pas les mêmes outils.
Un logiciel de gestion de projet comme MS Project vous permettra d’entrer dans une planification très précise et complète, avec par exemple des notions de type de liaison de tâches, de taux d’utilisation de ressources, et autres outils permettant un suivi de tâches très précis.
ProjectLibre est aussi un outil de gestion de projet qui aborde de nombreux aspects de la gestion de projet très centrés autour des tâches.
Ces outils sont abordables par des personnes à l’aise en gestion de projet et formées pour leur utilisation.
Néanmoins ils peuvent vite être contraignants compte-tenu des besoins détaillés d’actualisation des données pour garder un suivi de projet cohérent au risque de générer des décalages de tâches, créer des surcharges injustifiées, bloquer des tâches.
Un logiciel de gestion de projet comme Gouti se montrent plus accessibles. La volonté est de proposer un outil simple d’utilisation, pragmatique et prêt à accompagner autant les chefs de projet débutants que le plus expérimentés.
Il faut garder à l’esprit qu’un outil de gestion de projet doit s’inscrire dans votre façon de travailler et non devenir une contrainte. De ce fait, il est important de sélectionner un outil qui inclut les fonctionnalités indispensables dont vous comptez vous servir, et les fonctionnalités nécessaires pour vous assister dans votre quotidien.
Le blog de Gouti