Point hebdomadaire de suivi de projet, réunion du comité de pilotage ou encore présentation client, autant de moment dans le déroulement d'un projet où le chef de projet est amené à devoir réaliser un reporting. Mais quelles solutions s'offrent à lui pour faciliter ce travail dans sa gestion de projet ?
Oubliez les feuilles Excel, les élaborations de rapports de projet sur Word ou Power Point, il existe des solutions beaucoup moins chronophages. Pourquoi ne pas utiliser un logiciel de gestion de projet proposant du reporting ?
Avant toute chose il faut bien comprendre la place occupée par le reporting.
La gestion d'un projet nécessite un suivi et un contrôle régulier afin de s'assurer de maintenir le cap souhaité. C'est là qu'intervient le rôle du chef de projet. En tant que chef d'orchestre dans la réalisation du projet, il lui est demandé d'assurer le bon déroulement du projet et, dans la finalité, sa réussite. Le budget est-il respecté ? Sommes-nous dans les temps ? Les critères de qualité sont-ils validés ? Le travail a-t-il été fait ? Que reste-il à faire ? L'équipe rencontre-t-elle des problèmes ? Y a-t-il une surcharge de travail...? Autant de questions auxquelles il peut être confronté !
Le chef de projet dispose de plusieurs indicateurs qui lui permettent de suivre le déroulement et contrôler les résultats des projets. Il a entre autres comme indicateurs le pourcentage d'avancement du projet ou des activités, ainsi que les écarts entre le planifié et le réel, en termes de durées, délais, de charges de travail ou encore de coûts. Il dispose également du taux d'occupation des personnes dans la gestion des ressources ou encore des critères de validation des livrables (à comprendre ce que le projet produit) dans la gestion de la qualité. Tous ces indicateurs lui permettent de valider, réajuster, maintenir le cap fixé du projet. Mais il a un autre rôle tout aussi important : communiquer sur le projet.
Que ce soit auprès de l'équipe projet, des clients, des managers, du comité de pilotage ou encore de la direction, ils sont autant de parties prenantes auprès desquels le chef de projet a un devoir de communication. Cette communication est primordiale dans la gestion des projets. L'information se doit de circuler entre les acteurs afin de garantir un parfait roulement dans la réalisation du projet. Mais comment le chef de projet doit-il communiquer ? Quelles informations doit-il communiquer et à qui ? C'est ici que le reporting entre en scène. Il en existe plusieurs formes, pour différents besoins et adaptées à chaque type d'interlocuteur.
L'un des principaux modes de reporting passe par l'élaboration d'un rapport d'avancement du projet. Qu'avons-nous réalisé jusqu'à présent ? Qu'allons-nous devoir faire ? Il s'agit d'un rapport très utile pour un suivi hebdomadaire ou mensuel du projet, autant en amont, auprès du comité de pilotage ou de la direction par exemple, qu'en aval, au sein de l'équipe projet.
L'utilité des rapports est de communiquer de façon claire et concise aux parties prenantes la situation concernant le projet. Il s'agit d'une obligation qui demande beaucoup de temps aux chefs de projets. En effet, entre le fait de savoir récolter les informations pertinantes, de les mettre en forme puis de les transmettre, il s'agit d'une tâches particulièrement chronophage si on n'utilise pas les bons outils. Quelles sont les solutions auxquels faire appel ?
Comment réaliser-vous vos rapports jusqu'à présent ? Solution interne ? Document Word ou Power Point avec des trames élaborées au fil du temps et des besoins ? Traitons le sujet de manière plus large. Comment gérer vous vos projets ? Fichier Excel ? Outil(s) de planification, de gestion de tâches...? Peut-être utilisez-vous un logiciel de gestion de projet ? Plusieurs logiciels ?
Partons du postulat que si vous êtes arrivé aussi loin dans cet article c'est que vous n'êtes pas entièrement satisfait de vos solutions de reporting actuelles, voire pas du tout satisfait, voire même que vous n'en avez pas.
Avez-vous pensé à utiliser un logiciel de gestion de projet ? Je ne vous parle pas d'un logiciel collaboratif de gestion de tâche ou d'un logiciel de planification de projet mais bien d'un logiciel de "gestion de projet" dans son sens large. Un outil qui vous permet à la fois d'initialiser vos projets, de les planifier, de gérer les activités associées et collaborer avec vos équipes, de gérer vos jalons, vos livrables, vos risques, les temps passés, de gérer vos charges de travail et les coûts associés, les taux d'occupations de vos collaborateurs...? Je vous parle bien là d'un outil de gestion de projet complet.
Quel est le rapport avec le reporting ? J'y arrive tout de suite ! Imaginez que vous utilisiez un outil pareil, toutes les données et informations de vos projets y seraient présentes. Parmi ces données et informations se trouvent évidemment celles dont vous avez besoin pour réaliser vos rapports. Alors pourquoi l'outil ne pourrait-il pas m'aider dans mon reporting ? Un outil pragmatique va se servir des données que vous avez intégré afin de faciliter les besoins de reporting qui s'en suivent. Cela semble évident, l'ensemble ou du moins la majorité des informations et indicateurs dont vous avez besoin pour construire vos rapports se trouvent déjà dans le logiciel. De ce fait, il existe de nombreux logiciels de gestion de projet qui incluent dans leurs fonctionnalités des rapports générés en quelques clics à l'aide des informations de vos projets. La finalité ? Là où vous pouviez passer des heures à élaborer vos rapports seulement quelques minutes sont nécessaires et en plus vous en aurez fini avec les saisies multiples de mêmes données.
Mais en plus d'un gain de temps il y a d'autres avantages. Un logiciel de gestion de projet vous offre un formalisme pour vos rapports. Dans les organisations avec de très nombreux projets et donc plusieurs chefs de projets il n'est pas rare que chacun utilise des outils différents et donc des formalismes de reporting très variés. En plus de diminuer considérablement le temps passé à l'élaboration de rapports, un logiciel de gestion de projet va permettre de standardiser le reporting. Soyons honnête, il est plus simple d'uniformiser les procédés plutôt que de devoir s'adapter à plusieurs procédés différents.
Maintenant que nous avons démontré l'intérêt que peut avoir un logiciel de gestion de projet pour le reporting une question reste en suspens : vers quel logiciel se tourner ?
Afin de trouver le logiciel de gestion de projet adapté à vos besoins de reporting posez-vous ces trois questions :
Nous en avons parlé dans la première partie de cet article, un des rapports indispensables est le rapport d'avancement du projet.
Qu'avons-nous réalisé ? Que nous reste-il à faire ? Il s'agit d'un indispensable dans le suivi d'un projet.
Pour cela des logiciels vous proposent des rapports pré-remplis et éditables, qui peuvent être générés en quelques secondes et utilisés pour toutes vos réunions et points d'avancement sur vos projets.
Un autre élément sur lequel il est primordial de communiquer est le planning. Quoi de mieux que des vues graphiques pour communiquer sur le planning d'un projet ? Evidemment une référence dans le domaine est le diagramme de GANTT, présent dans de nombreux logiciels de gestion de projets. Mais est-il toujours pertinent de communiquer un GANTT ?
Sur des projets "simples" avec peu de tâches et de dépendances un GANTT fait très bien l'affaire et reste très visuel et clair. Et pour des projets avec de nombreuses tâches et dépendances ? Ce diagramme montre vite ses limites en termes de communication. Vers quel outil se tourner dans ces cas là ? Pourquoi pas un planning macroscopique ?
Très efficace pour communiquer, il s'agit d'une vue synthétique du planning du projet qui présente les grandes tâches. Vous pouvez également paramétrer plus finement ce que vous souhaitez voir afficher ou non, changer les couleurs et l'échelle de temps. Pour le communiquer ou le placer dans des présentations un seul clic l'exporte en format image.
Pour communiquer sur le planning et même l'avancement d'un projet il peut être intéressant encore de disposer d'une time-line des jalons du projet.
Ces deux vues graphiques peuvent trouver leur place dans un rapport général de situation de votre projet, en présentant à la fois l'état des jalons et les éventuels écarts de dates entre le planning prévisionnel et le réel.
Pour des rapports spécifiques en fonction de vos besoins certains outils vont même jusqu'à vous proposer des adaptations. Si vous avez ce genre de demande il se peut que l'on vous propose une solution pour faciliter encore plus votre reporting.
Vous l'aurez compris, il existe dans les logiciels de gestion de projet de nombreuses fonctionnalités prêtes à faciliter le travail quotidien des acteurs des projets. Celles que je vous ai présenté visuellement dans cet article viennent du logiciel Gouti. Toutefois le reporting n'est pas le seul facteur à prendre en compte dans le choix d'un logiciel qui conviendrait le mieux à votre organisation. Pour aller plus loin vous pouvez consulter nos articles "Quel est le meilleur outil de gestion de projet ?" et les "5 erreurs" fréquentes dans le choix d'un outil de gestion de projet ou encore essayer gratuitement Gouti !
Sean KHEDNAH
23/09/2020
Le blog de Gouti