Dans une implantation multi-projets, plusieurs projets sont réalisés simultanément et indépendamment. Ils empruntent des ressources d’un pool (= un ensemble) commun de ressources, qu'elles soient humaines, financières ou encore matérielles.
Les ressources de ce même pool peuvent être de nature diverse, géographiquement séparées, ce qui implique une gestion pouvant être difficile, voire très complexe.
Dans cet article nous allons nous intéresser à la gestion de ces différentes ressources et de la place que prennent les outils de gestion de projets multiples dans cette organisation.
En gestion de projets multiples, les problèmes rencontrés sont souvent liés aux ressources et à leurs disponibilités. Anticiper et assigner les ressources pour chaque projet n’est pas une tâche facile. En effet, avec la forte concurrence actuelle sur les marchés locaux et internationaux, il est important d’anticiper les risques et problèmes liés à la gestion individuelle de chaque projet pour en déduire les domaines d’activité de la gestion multiples et pouvoir affecter les ressources nécessaires selon les besoins des projets. On peut donc dire qu’il faut anticiper les ressources nécessaires à chaque projet individuellement pour avoir une vision globale des ressources nécessaire en multi-projet. Cette analyse des ressources peut se faire avec un outil de gestion de projet et va permettre de hiérarchiser les projets en fonction de leurs besoins et de donner une vue générale sur les besoins en ressources des différents projets dans le temps.
Les entreprises doivent répondre aux besoins de plusieurs projets tout en maximisant les avantages qu’elles peuvent en tirer. Pour ce faire, elles doivent trouver l’équilibre entre les objectifs de chaque projet avec leurs objectifs généraux. Ces derniers sont généralement définis en termes de vision, de stratégie et de mesures de rendement. Dans un tel cadre, la première étape est de fixer les objectifs futurs en identifiant les objectifs de l’entreprise déjà atteints par les projets entrepris.
Pour faire simple, la gestion multi-projets doit donc aligner les objectifs d'un projet avec ceux d’éventuels projets futurs qui sont à un stade de conception ou de développement et qui sont liés aux objectifs à long terme de l’entreprise. Afin d’obtenir une meilleure corrélation entre les différents projets au sein du portefeuille, les entreprises doivent à la fois englober le cycle de vie du projet et la structure de l’organisation.
Outre la société, de nombreuses parties prenantes influent sur la gestion multi-projets et la rendent plus complexe. C’est le cas des clients, des concurrents ou des réglementations gouvernementales.
La gestion multi-projets influe et est donc influencé par les objectifs des organisations. Elle doit s’inscrire dans les stratégies à long termes des entreprises.
Le chef de multi-projets est la personne chargée par l’entreprises d’animer les équipes, de mener les projets et de gérer leur bon déroulement. Il a pour rôle d’assurer le bon fonctionnement de son département. Concrètement, cela signifie que tous les domaines de responsabilité qui ont été déterminés en consultation avec la direction de l’entreprise doivent être initiés par lui. C’est donc lui qui initie, contrôle le déroulement et affecte des ressources aux projets selon leur nécessité. Il possède un pouvoir de décision et de contrôle sur les projets qui lui sont assignés. Concrètement, on peut dire qu’il travaille pour atteindre les objectifs de ses projets tandis que la direction de l’entreprise va chercher à atteindre les objectifs généraux. Malgré cette distinction les deux sont étroitement liés et doivent aller dans la même direction à la fois pour assurer la pérennité de l’entreprise et le succès des projets. L’idéal pour cela est que l’entreprise utilise un outil de gestion de projet pour mettre en pratique sa stratégie et coordonner les différents projets en son sein.
Comme nous l’avons vu, plusieurs facteurs permettent de hiérarchiser et d’assigner à la fois les dates et le temps nécessaire à chaque projet. Il y a d’abord la stratégie de l’organisation, les multiples projets doivent s’inscrire dans celle-ci et s’inscrire dans une démarche à long terme.
Le deuxième facteur de hiérarchisation que nous avons mentionné est la gestion des ressources. En fonction des ressources disponibles et celles nécessaires, certains projets doivent passer avant d’autres.
Deux autres facteurs rentrent en compte dans la hiérarchisation et la gestion du temps des projets : l’importance et l’urgence. Dans une gestion multi-projets il faut savoir faire passer les projets les plus urgents avant les autres mais également savoir placer les projets par ordre d’importance afin de favoriser l'allocations des ressources et du temps en priorité pour leur réalisation. À cet effet, il faut également savoir estimer la durée de chaque projet et leurs prédécesseurs afin de pouvoir définir l'ordre de réalisation et respecter les deadlines.
Un outil de gestion de projets multiples multi-projets doit, pour simplifier la réalisation de ceux-ci, disposer d’un tableau de bord donnant une vue générale des différentes informations des projets en cours. Il doit afficher les projets, tâches, problèmes, actions risques en court des différents projets. Cette méthode permet à la fois aux chefs de projets et collaborateurs du projet d’avoir une vue dégagée sur leurs actions à venir et sur l’avancée générale des projets.
Comme nous l’avons vu précédemment une gestion multi projet se hiérarchise et suit une temporalité bien précise, c’est pourquoi il est impératif pour outil de gestion de projets multiples se doit de disposer d’un planning permettant d’avoir une vue générale multi-projet et savoir où se situe chaque projet dans le temps.
NB : les vue multi projet s’organise autour de code couleurs (une couleur par projet)
En plus d’avoir un calendrier général multi-projet, un outil de gestion de projet se doit d'avoir un planning propre à chaque employé du projet pour qu’il sache comment organiser ses journées et ses objectifs du jour.
Bien-sûr, les personnes travaillant sur les projets doivent également pouvoir reporter le temps qu’elles passent sur chaque projet afin que les ressources utilisées pour chaque projet puissent être comptabilisée. Pour ce faire, une feuille de temps doit être présente dans un outil de gestion de projets multiples. Cette méthode permet de s’assurer qu’on ne passe pas trop de temps sur un projet secondaire et qu’on respecte bien l’ordre d’urgence et d’importance de chaque projet.
Léo Garvey
Le blog de Gouti