La gestion de projet est souvent trop négligée ou mal réalisée au sein des entreprises qui souvent grillent des étapes et négligent de prendre en compte les éventuels risques, problèmes et tâches que le projet va rencontrer. Elles oublient de fixer un cadre à leurs projets et souvent, gèrent mal le suivi, la communication entre collaborateurs et ne s’équipent pas d’un outil de gestion de projet. . À la suite de cela de nombreux projets tombent à l’eau.
À l’inverse, les start-up et entreprises qui gèrent leurs projets en prenant en compte les éventuels risques qu'elles vont rencontrer, en y affectant des actions et en effectuant un suivi régulier sont celles qui réussissent le mieux et se démarquent le plus. Une bonne gestion des projets est une des clés du succès.
Pour mener à bien vos projets, retrouvez nos 10 résolutions pour réussir vos projets en ce début d’année 2020 :
Un projet est un ensemble d’objectifs, il est important de savoir les définir, les classés et définir les livrables de celui-ci pour fixer un budget et les activités et surtout pouvoir mesurer les risques du projet. Dans un outil de gestion de projet, cette étape de la phase de cadrage se fait dans la charte projet.
Définir un budget au préalable permet de comparer les coûts estimés aux bénéfices estimés et donc d’évaluer la rentabilité du projet et juger si le projet mérite d’être réalisé. Cela permet aussi de s’assurer que l’on dispose des fonds nécessaires à la réalisation du projet. De la même manière, cela permet de ne pas se lancer dans un projet demandant trop de ressources et voué à l’échec.
Le projet se construit autour de tâches, de contraintes et d’actions. Définir les activités à l’avance permet de mieux les préparer, les anticiper et les assigner aux différents collaborateurs du projet pour mieux les effectuer. Fixer les activités en amont permet également d’anticiper les problèmes et risques à venir pour définir un plan d’action.
En effet, un projet s’anticipe et définir les risques à l’avance et tout le long de sa réalisation permet d’anticiper les obstacles et d’avancer dans un environnement plus sûr. Le savoir est une force et connaître les risques permet d’anticiper des problèmes et de préparer des actions pour chacun d’entre eux.
Bien entendu, il ne faut jamais quitter les objectifs des yeux mais souvent des modifications sont nécessaires pour y parvenir car de nombreux facteurs entre en jeu dans la réalisation d’un projet. C’est pourquoi il faut toujours rester à l’écoute de l’environnement et être prêt à gérer des demandes de changements. Ici encore, l’utilisation d’un outil de gestion de projet peut être utile si celui-ci utilise la méthode Agile.
En gestion de projet, le travail en équipe est un des éléments clés qui détermine la réussite ou l’échec d’un projet. Le choix des collaborateurs du projet est donc un point important lors de sa construction. La performance mais surtout la complémentarité et la bonne entente des collaborateurs sont des facteurs clés de succès.
La communication profite à la fois à la croissance et au bon fonctionnement de l’activité d’une entreprise. Au sein d’un projet une bonne communication permet à la fois d’assigner correctement les tâches, les actions, de bien les coordonnés, de s’assurer du bon déroulement du projet et surtout une bonne transmission de l'information. Une bonne communication implique donc une certaine transparence avec les collaborateurs, de donner de la visibilité grâce à des rapports mais également d’être à l’écoute car l’écoute est le point de départ de la communication. Il faut être capable de recevoir avant de commencer à émettre.
Qu’on soit chef de projet ou collaborateur, il est facile de se perdre et de mélanger les informations des différents projets sur lesquels on travaille. Savoir travailler en multi-projets demande d’avoir une vision globale de l'ensemble des projets, pour mieux allouer les ressources, le budget, les temps et surtout mieux les gérer indépendamment, s'organiser et assurer un succès global.
L’erreur est humaine et bien que personne n'aime en commettre, les erreurs permettent de tirer des leçons. Après un échec il faut dépasser la culpabilité et les remords pour analyser et observer les raisons de cet échec afin d’en tirer quelques choses de bénéfique. Apprendre de ses succès peut paraître évident, pourtant il est important de ne pas oublier d’analyser et observer les succès pour les comprendre et pouvoir les reproduire. L'apprentissage et l'amélioration continue de projet en projet est un facteur important de succès.
Un bon outil de gestion de projet doit permettre à la fois de cadrer le projet, de le suivre, de communiquer, de gérer les risques et les besoins qui en découlent. Pour faire court, un bon outil de gestion de projet combine chacune des 9 résolutions précédentes. Bien s’équiper permet de faciliter les démarches du projet pour le mener à bien. Un logiciel de gestion de projet comme Gouti apporte des bénéfices supplémentaires à ceux que nous avons vu. En effet, cet outil de gestion de projet par sa simplicité d’utilisation simplifie de nombreuses tâches, centralise la gestion de projet et permet de gagner du temps avec un contrôle consolidé et efficace de toutes les étapes du projet et des équipes.
Et vous, quelles sont vos résolutions pour 2020 ?
PS : L’outil de gestion de projet Gouti dispose d’une version gratuite pour la durée d’un mois. Testez-le !!
Léo Garvey
Le blog de Gouti