La Direction des Systèmes d'Information est un pôle de plus en plus stratégique dans l’entreprise. Elle est positionnée sur des sujets déterminants de l'entreprise : supervision, exploitation, maintenance, urgence du quotidien, cybersécurité. La priorité d’une DSI est donc d’assurer la continuité des services mis à disposition des utilisateurs, clients, etc. Pour autant, elle doit également gérer de nombreux projets distincts : upgrade système, middleware, upgrades applicatifs, nouveaux besoins fonctionnels (ERP, développement interne), veille technologique, POC, migrations, croissance externe ou ventes d’une branche d’activité…
Les différents types de projets, la multitude des acteurs ou encore la difficulté de tenir les échéances associées complexifient le suivi et la capacité d’avoir une vision exhaustive sur les projets de la DSI.
Les membres composants la DSI, à savoir les profils techniques/fonctionnels, les chefs de projets, les responsables de domaines, managers et le DSI, doivent donc faire face à la réalité de leurs projets.
Pendant le projet chaque profil rencontre des difficultés. Le profil technique/fonctionnel peut, avec cette multitude de projets en cours, oublier certaines tâches à faire. Par manque de moyen, il n’informe pas de son avancement ou ne donne pas son temps passé au manager. Le chef de projet junior est, par nature, souvent accaparé par le quotidien. Face à son manque d’expériences il peine à faire remonter les problèmes, ou à rendre compte de l’avancement des projets à son manager. Le chef de projet expérimenté quant à lui utilise souvent des outils de gestion de projet complexes, difficilement compréhensibles auprès des profils fonctionnels qui réalisent les tâches qui leurs sont affectées. Chaque chef de projet expérimenté a sa propre méthode de rapport d’avancement. Dans une grande équipe, ce manque d’uniformité crée de la confusion auprès des managers, qui ne bénéficient pas de trames de travail identiques.
Face à ces difficultés rencontrées par les différents membres de la DSI de nombreux risques surgissent : un point de situation pas claire, un avancement pas à jour, une mauvaise anticipation. Ces trois risques relèvent d’une gestion du portefeuille projets non maîtrisée.
Chaque membre est donc légitimement en attente d’une méthodologie capable de répondre aux difficultés rencontrées.
Le DSI est en recherche d’une vue exhaustive sur les projets. Il veut connaitre l’ensemble des projets, pourvoir les visualiser positionnés dans le temps.
Chacun souhaite être en mesure d’avoir une vue macro ou micro de la situation du projet ou encore de connaitre les retards prévisionnels et réels et les problèmes de chaque projet. Il est aussi essentiel pour les équipes managers d’avoir des rapports d’avancements standardisés pour tous les projets à des rythmes réguliers.
Un point important repose aussi sur la question : Qui fait quoi ? Il est nécessaire de connaitre l’ensemble du travail affecté à un collaborateur à un instant T mais aussi le temps consacré de chacun sur ses tâches.
Enfin, le chef de projet, quant à lui, est en attente de moyen d’analyse des informations du projets. Pour positionner ses collaborateurs sur des tâches il souhaite connaitre en amont les capacités et disponibilités de chacun tout comme la charge. Connaitre les dépassements des charges, les retards prévisionnels et réels permet d’anticiper les potentiels risques et problèmes des différents projets de la DSI.
Pour cela Il n’y a pas de secret. Il est essentiel de mettre en place une méthodologie pour répondre à ses attentes.
Pas n’importe quelle méthode. Une méthodologie commune, pragmatique qui vise l’efficacité et l’efficience des projets, des équipes projets. A noter que la mise en place d’une méthode est avant tout une décision de management. Ainsi, une fois mise en place elle se doit d’être appliquée dans toute l’entité pour être efficace.
On entre alors dans une problématique de changement. Pour ce faire il est essentiel d’expliquer les besoins et les bénéfices attendus de la mise en place d’une méthodologie aux différents membres de la DSI.
Pour faire appliquer cette nouvelle méthode aux collaborateurs on peut implémenter cette méthodologie à une solution de gestion de projets capable de répondre aux attentes de chacun. On forme donc les collaborateurs à travers un outil. L’objectif est de mettre toutes les chances de son côté.
Avec Gouti on applique une méthodologie dans l’outil. Cette solution de gestion de projet propose une méthode pragmatique et éprouvée qui accompagne le chef de projet et cadre le collaborateur tout en offrant de la visibilité au manager. Gouti optimise la donnée des projets et la met à disposition des différents profils d’utilisateurs à travers des vues dédiées et consolidées.
Concrètement Gouti cherche à répondre aux difficultés évoquées précédemment que rencontre les DSI.
Un profil fonctionnel qui oublie parfois des tâches bénéfice d’une vue récapitulative de ses tâches et est informé à travers un centre de notifications. Gouti lui offre une vue Kanban sur laquelle il peut rendre compte de l’avancement de ses tâches grâce à un système drag&drop. La feuille de temps de Gouti lui permet de rendre compte de ses temps passés sur les tâches projet et hors projet.
Les chefs de projets, autant juniors qu’expérimentés, peuvent à travers Gouti faire des rapports d’avancement et suivre des listes de problèmes. Ainsi, ils travaillent à partir d’une seule et même méthode commune et peuvent communiquer à leur manager des formats de rapports types standardisés.
Enfin, les managers disposent de vues macro du portefeuille, du planning multi-projets et des occupations des collaborateurs. La consolidation des données projets leurs permet un pilotage efficace du portefeuille de projets avec des indicateurs simples.
Gouti c’est une méthodologie commune applicable à travers une solution de gestion de projets pragmatique qui s’adapte à la réalité des besoins de gestion de portefeuille de projets d’une DSI.
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