Envie d'avoir un aperçu de l'application concrète de Gouti dans une organisation ? Ceux qui en parlent le mieux sont encore nos clients ! Ici, nous vous partageons le retour d'utilisation de notre client EcoGreenEnergy.
EcoGreenEnergy est une PME, experte en décarbonation industrielle. Ils répondent présent pour permettre à leurs clients d’atteindre leurs objectifs de décarbonation en installant des infrastructures techniques de revalorisation énergétique. L’entreprise comprend une cinquantaine de collaborateurs situés principalement à Strasbourg. Leurs activités vont du bureau d’étude, à de la mise en œuvre et exploitation de leurs solutions, en passant par la construction et installation dans les usines.
Après 12 ans d’existence et 110 installations posées à travers la France, EcoGreenEnergy a permis d’effacer 25 000 tonnes d’émission de Co2 dans le secteur industriel.
Actuellement ils sont une cinquantaine d’utilisateurs sur Gouti. Bertrand PENNEC, directeur des opérations chez EcoGreenEnergy, nous a offert son témoignage sur leur expérience d’utilisateurs de Gouti lors d'une interview.
«Après des premiers tests début 2020, Après des premiers tests début 2020, une première mise en place généralisée de Gouti a été faite en août 2020. La trame de projet retenue, assez complexe, nous a amenés à une simplification vers un nouvelle trame en vigueur depuis Janvier 2021 »
« EcoGreenEnergy recherchait un outil de ce type pour avoir une vue d’ensemble sur le portefeuille de projets. Les solutions utilisées auparavant à l’aide de tableurs ne permettaient pas de le faire de manière à la fois globale et interactive. Gouti possède en effet l’avantage de centraliser le portefeuille dans une même structure de données. Ainsi, il est plus simple de planifier l’utilisation des ressources en fonction de la simultanéité des projets, ou les échéances commerciales dépendant des dates de livraison des projets.»
« Nous gérons des projets clients d’une part et des projets internes d’autre part.
Les projets clients comprennent les types suivants :
Enfin, nous gérons des projets internes, des développements de fond, en informatique, énergétique, automatisme, achat ou encore en amélioration continue. »
«Les utilisateurs principaux sont nos chefs de projets, qui doivent y planifier les échéances des différentes tâches et l’allocation des ressources internes. Ils modélisent facilement leurs projets grâce à l'interface qui est très ergonomique et simple d’utilisation.
Les autres utilisateurs tels que les ingénieurs et les experts techniques doivent renseigner la progression de ces tâches et leurs heures de travail. Ils retrouvent dans Gouti une vue des tâches en cours et leurs échéances.
Enfin, au niveau de la direction, nous avons pour objectif principal d’y consulter les indicateurs typiques de statut, délais et coûts. »
« Le bénéfice le plus immédiat est un accès plus facile à l’information, si elle est bien renseignée par les utilisateurs. Ceci peut clairement éviter de fastidieuses recherches.
Par ailleurs, la remontée d’heures de travail est vraiment simple à utiliser. Le reporting des temps se fait maintenant de manière plus efficace qu’avec l’outil précédent.
Nous sommes toutefois encore en phase de rodage. La trame compacte de projet actuellement en vigueur nous a permis de mieux impliquer les utilisateurs, tout en gardant des axes de progrès.
De mon point de vue, Gouti offre une facilité d’utilisation nettement plus importante que d’autres outils similaires que j’ai pu connaître lors de mes précédentes expériences.
L’impact à long terme de notre utilisation de Gouti sera un gain en qualité d’information sur l’ensemble du portefeuille de projet ainsi qu’une planification intégrée d’autant plus efficace. Il nous manque pour cela de réussir à avoir une intégration de données impeccable sur l’ensemble du portefeuille de projet. »
«En plus de la rapidité de consultation des informations, Gouti permet à une PME comme EcoGreenEnergy de bénéficier d’un ensemble de fonctionnalités autres que la pure planification de projets. Je peux citer la gestion des charges, des finances, des plans d’actions ou encore la gestion de la capacité pour les responsables de pôles.
Toutes ces fonctionnalités forment un ensemble très cohérent dans lequel on se retrouve bien, et utilisent une structure des données très simple en comparaison à de gros ERP, qui peuvent être assez lourds. C’est simple, quelle ergonomie ! Le mix entre fonction ERP et gestion de projet est vraiment un plus.
Un autre point fort est qu’il est très facile de gérer les droits d’accès en lecture et écriture sur les projets.
Personnellement, je trouve enfin que les vues de suivi d’activités, par exemple la vue « mes tâches » sous forme de ticket Kanban ou en vue tableau est un modèle de simplicité et d’efficacité. »
« L’intégration s’est faite sur la base d’une réflexion : comment structurer un projet dans Gouti ? Nous avons donc travaillé sur une trame de projet (c’est-à-dire un modèle de tâches du type WBS) dans Gouti. Ensuite, des projets pilotes ont servi à tester cette trame et récolter les retours d'utilisations en interne pour finaliser la structure.
Les tests de ce premier modèle de tâches ont révélé des réticences, car c’était certes très complet mais également lourd à gérer au quotidien. Le modèle de tâches doit être assez large pour que nous puissions bien ventiler les responsabilités sur toutes les fonctions de l’entreprise, mais pas trop détaillé pour éviter de trop nombreuses saisies d’informations. On a donc simplifié la trame de projet et obtenu une bien meilleure adhésion. »
«J’ai été effectivement amené à utiliser d’autres logiciels auparavant, de deux types différents :
Des logiciels de pure planification de projet basés sur des diagrammes de GANTT. En général ils sont très simples et ils remplissent très bien leur job pour la planification, mais pour un seul projet, sans gestion d’un portefeuille de projets. On se retrouve vite limité au sein d’une entreprise si on utilise que ce type de logiciel.
Des logiciels de gestion de portefeuille de projets, devant donner un niveau suffisamment compact d’informations pour les décideurs et managers des entreprises, qui gèrent les ressources, et suffisamment détaillé pour les utilisateurs, qui gèrent leur travail. Celui que j’ai été amené à utiliser auparavant offrait une forte intégrité des données et des droits d’accès. On voyait cependant à l’usage qu’il était prévu pour gérer une grosse quantité d’informations. Il fallait beaucoup nourrir les trames de projets. Au final, les services de gestion de projets n’utilisaient qu’une fraction de ses fonctionnalités. Cet outil était surdimensionné par rapport à notre besoin mais remplissait relativement bien sa fonction. En termes de rapidité, il était significativement plus lent que Gouti, et complexe dans la création des trames de projets.
Concrètement dans Gouti, ces deux niveaux d’informations sont incarnés par le diagramme de GANTT en mode planning logique pour le chef de projet, et le macro planning pour les décideurs ou en revue de projet. »
«Si je devais définir Gouti en trois mots ça serait : simple, polyvalent et flexible.»
Sean KHEDNAH - Jeudi 7 mai 2021
Le blog de Gouti