Le Département du Territoire de Belfort exerce les missions territoriales dont il a les compétences dans les domaines variés de la solidarité, des collèges, de la voierie, de la culture, etc... L’objectif est multiple : permettre aux habitants du département de mieux vivre au quotidien et entretenir le dynamisme et l’attractivité du Territoire de Belfort (Culture : les Eurockeennes, Tourisme : le Ballon d’Alsace, Technologique : couverture haut-débit...).
Béatrice PERIARD, responsable du pôle projets de la Direction des Systèmes d’Informations de l’Innovation et du Pilotage du Territoire de Belfort nous a offert son témoignage sur son expérience utilisateur et celle des 4 chefs de projets sous sa supervision.
« Tous les projets gérés par le pôle projets depuis juin 2020 sont intégrés dans Gouti. Nous avons 2 types de projet dans Gouti :
« Le pilotage et la gestion de projet étant notre cœur de métier, nous recherchions un outil capable de répondre à nos attentes. L’objectif était d’avoir une traçabilité sur nos projets en évitant avant tout un outil au format « usine à gaz ». Nous souhaitions pouvoir autant synthétiser que faire du reporting d’activité tout en simplicité. »
« Avant de connaitre Gouti, j’ai testé en local sur mon poste un outil de gestion de projet mais qui ne m’a pas donné satisfaction. De plus, il m’était difficile de partager des informations avec mes collaborateurs avec ce système. C’est après ce constat que nous nous sommes mis en quête d’un outil de gestion de projet facile, offrant des fonctionnalités pour la collaboration et utilisable de suite. C’est cette démarche qui nous a permis de trouver Gouti. »
« Nous avons enfin une visualisation en temps réel des projets de notre pôle et de leurs progressions. Il est beaucoup plus aisé à présent de se rendre compte de la réelle charge d’un projet, ce qui nous permettra dans l’avenir de mieux mesurer les prochains projets. Cette visibilité nous permet aussi de mieux gérer les dérives des projets en cours. Par exemple voir qu’un projet ne progresse pas indique qu’il y a un blocage quelque part, et donc cela nous permet de définir collectivement les actions à mettre en place pour débloquer la situation. Par ailleurs Gouti facilite le reporting d’activité de notre pôle grâce aux fonctionnalités de suivi des collaborateurs et des projets. Cet outil est une vraie valeur ajoutée pour le pôle projets. »
« De nombreuses fonctionnalités mériteraient d’être mentionnées, néanmoins j’en retiendrai 2 en plus de celles citées précédemment :
« L’intégration a été très simple, la prise en main facile. Dès le début de la mise en place de Gouti nous avons fixé un cadre. Nous avons défini la manière dont nous allions utiliser et formater les projets. Au départ, nous avons eu l’idée de faire des modèles de projet en fonction des critères (mise en œuvre ou procédure marché avec mise en œuvre....).
Finalement, chacun a sa logique et construit son propre modèle qu’il réutilise pour initialiser un nouveau projet de son portefeuille. L’essentiel est la lisibilité sur l’avancement, les problématiques, le suivi du projet. Ainsi l’intégration de Gouti dans notre organisation a été facile et ludique pour l’ensemble de l’équipe. Un autre point positif relaté par l’équipe projet repose sur la possibilité de pouvoir facilement renommer, corriger et modifier les informations des projets et des éléments constituants. »
« L’équipe apprécie l’outil pour sa simplicité. Comme nous sommes encore en phase d’ajustement de notre pratique sur l’outil, nous n’avons pas encore le réflexe de l’intégrer au quotidien et donc de saisir les informations sur les projets et notre activité au fur et à mesure. Nous faisons davantage de la saisie à posteriori, ce qui je pense génère une surcharge de travail. Afin d’améliorer cet axe je demande à mes collaborateurs de vérifier leurs saisies à la fin de chaque mois, afin de pouvoir faire un reporting de qualité sur l’activité du pôle et l’avancement des projets. Etant responsable du pôle, je me suis également créé un projet de type annuel sur Gouti pour gérer et analyser mes propres activités. »
« L’équipe de CG Project Management a toujours été très réactive. J’apprécie le fait que la solution soit en constante évolution. L’équipe met en place des nouveautés qui apportent une plus-value à l’outil comme le portefeuille de projets par exemple. »
« Si je devais définir Gouti en trois mots je dirais : facile d’utilisation, pragmatique et complet. »
Jade LEJUEZ, 17 juin 2021
Le blog de Gouti