Certains processus de gestion de projets peuvent paraître simples mais sont parfois mal compris et mal utilisés. Les jalons du projet sont un exemple parfait.
Commençons par bien comprendre de quoi il s'agit. Certains diront que le jalon est une étape. C'est vrai, mais ce n'est pas seulement cela. J'ai pour habitude de dire que le jalon est une borne au bord de la route quand le projet est le chemin à faire d'un point A vers un point B.
Le jalon est là pour indiquer un statut précis, une étape à atteindre, une situation attendue dans le projet à un instant T. Ces jalons sont souvent définis dès la conception du projet et font partie des objectifs du projet. Un jalon, c'est donc une date associée à une situation à atteindre. Par exemple pour un projet qui consiste à développer un plan de formation, préparer des supports de formation, et faire les formations, on pourra définir comme jalons :
Comme vous pouvez le voir, un jalon n'est pas seulement la fin de quelque chose. Cela peut aussi être le démarrage d'une étape (démarrage de la rédaction des supports), ou encore un statut à atteindre ( 50% des formations faites).
Lorsque l'on commence à concevoir le projet, avant de se lancer dans un planning, il est nécessaire d'avoir en tête ces jalons qui sont souvent communiqués par le client, l'utilisateur final, le management. Les jalons du projet doivent être les dates clés du projet
A noter, un jalon n'est pas une tâche. Il ne s'agit pas de définir une date de début et une date de fin, ni affecter des ressources qui y travailleront. Au mieux, on nommera un responsable en charge de contrôler que le jalon soit atteint à la date indiquée. Attention aussi à ne pas en définir trop, ou définir des jalons inutiles car trop spécifiques ( exemple : 10/09/2023 chapitre 1 et 2 du plan de formation terminée).
Les jalons du projet sont dans un premier temps des faciliteurs pour cadrer le projet. Mais durant le déroulement du projet, ils seront un formidable support de communication. En effet, vous allez pouvoir facilement communiquer sur ces jalons en signalant s'ils sont atteints, décalés, etc. Par ailleurs, il est parfois préférable de présenter une liste de jalons plutôt qu'un planning de tâches trop longs et trop complexes. Dans le cadre d'une présentation en comité de direction ou autre instance de management, le macro-planning et le suivi des jalons seront d'une grande aide pour communiquer rapidement et simplement sur le calendrier et le planning du projet.
Il est important de comprendre que le jalon, comme le projet, est soumis à des changements et donc peut évoluer. Cela veut dire qu'il faut définir des objectifs de date pour ces jalons, et suivre ensuite des éventuelles évolutions de date liées à la vie du projet. On communiquera ainsi plus facilement à la direction sur ces dates clés. Car il s'agit bien de dates clés.
Je conseille de faire figurer les jalons dans le macro-planning du projet. Et on peut aussi présenter les jalons sur une échelle de temps pour en faciliter la lecture.
Voici par exemple comment avec un outil de gestion de projet comme Gouti ils pourront apparaitre.
Une alternative est aussi de tout simplement les présenter sous forme de tableau avec nom, date, statut.
Le jalon est loin d'être anodin dans le projet. Dès la phase de pré-projet, les principaux jalons sont définis. Cela permet de se synchroniser sur des dates clés cibles du projet. La bonne utilisation d'un jalon projet vous aidera significativement en gestion du projet. Le jalon fait partie de ces éléments qui améliorent la communication dans le projet.
Christian Gutekunst
Manager de projets certifié
Concepteur de Gouti
Le blog de Gouti