Les mails occupent une place importante dans la vie professionnelle. Ce sont des canaux privilégiés pour transmettre des informations, envoyer des fichiers, tout simplement pour communiquer de manière générale en entreprise.
Au sein d’une structure il est primordial de pouvoir communiquer et travailler efficacement avec ses collaborateurs. Les informations transmises se doivent d’être claires et, le plus souvent, d’arriver en temps et en heure. Ce n’est malheureusement pas toujours le cas avec les échanges de mails.
Une personne reçoit en moyenne une trentaine de mails par jour. Suivant le secteur d’activité ou le poste occupé le chiffre peut doubler voire même tripler très facilement.
À partir de là, cet outil pourtant si pratique peut devenir un véritable cauchemar. On se retrouve rapidement inondé d’informations, qui viennent se confondre entre-elles, et c’est là que des informations peuvent se perdre.
Dans un contexte comme celui-ci, il y a plusieurs cas de figure :
Comment faire dans ces deux cas me direz-vous ? Il suffit simplement de passer par un autre canal beaucoup plus pertinent.
Parce qu’il est important pour une équipe de pouvoir communiquer efficacement, un logiciel de gestion de projet se doit d’intégrer un système de messagerie interne, d’autant plus si des membres collaborent à distance.
Dans Gouti, cette messagerie interne prend la forme de commentaires associés. Ces commentaires s’ajoutent au niveau d’une activité, c’est-à-dire d’une tâche, d’une action, d’un problème ou encore d’un livrable. L’intérêt de procéder de cette manière est tout d’abord de centraliser les différents échanges, non seulement sur Gouti, mais au niveau de chaque activité quelle qu’elle soit.
Ainsi, si vous désirez envoyer un message spécifique à un collaborateur concernant la tâche d’un projet en particulier à laquelle il est affecté, il suffit de rédiger un commentaire au niveau de cette tâche en particulier. C’est aussi simple que cela.
Pour être sûr de ne manquer aucun commentaire ou pour s’assurer que le destinataire prenne bien connaissance du message que vous lui envoyez, un système de notification est ajouté à vos commentaires dans le logiciel de gestion de projet.
De ce fait, en tant que chef de projet vous pouvez décider de notifier votre collaborateur responsable de l’activité à l’aide d’une case à cocher. À l’inverse, le responsable d’activité peut notifier son chef de projet de son nouveau commentaire.
Evidemment la communication en entreprise relève bien souvent de l’envoi de différents fichiers, pièces jointes de toute sorte qu’il est bien pratique de transmettre par mail. Alors pourquoi ne pas ajouter cette possibilité dans un logiciel de gestion de projet ?
Comme pour les commentaires associés, les documents attachés sont propres à l’activité à laquelle ils sont ajoutés. Ils ne sont visibles que pour le chef de projet, le responsable de l’activité et les ressources affectées à cette activité. Une bonne façon de garder la main sur les informations transmises et de s’y retrouver facilement.
Depuis que le système de commentaires et de notifications est en place sur Gouti, nous l’utilisons de plus en plus au quotidien dans notre équipe. Aujourd’hui, il est devenu notre canal de communication privilégié en interne. Nous ne nous envoyons presque plus de mails. Tout passe par notre logiciel de gestion de projet et nous fonctionnons beaucoup mieux comme cela.
Plus de mails superflus, une transmission des informations pertinente et claire, en résumé, tout ce qu’il faut pour une collaboration efficace en entreprise dans un logiciel de gestion de projet.
Le blog de Gouti