La gestion de projet est un domaine très vaste. Il existe de nombreuses méthodologies de gestion de projet, un très grand nombre d'outils de gestion de projet, plusieurs (bonnes) pratiques dont nous n'avons pas toujours connaissance ou conscience surtout lorsque l'on débute. Les chefs de projet expérimentés ont l'habitude et les connaissances acquises, par leur expérience suite à de nombreux projets menés, mais également par les formations qu'ils ont suivi, les méthodologies qu'ils ont pu approfondir et utiliser sur le terrain en se servant d'outils de gestion de projet adéquats. Pour des organisations ou des équipes voulant adopter le travail en mode projet sans avoir d'expérience poussée sur le sujet tout cela peut paraître beaucoup plus flou. Dans cet article je vais m'adresser à tous, le plus simplement possible, pour (re)découvrir ensemble, quel que soit votre expertise dans le domaine, le processus de changement dans la gestion de projet.
Avant dans nous lancer dans le bain prenons d'abord la température. Bien que cela puisse sembler plus que logique pour la majorité d'entre vous (cela ne fait aucun doute), une demande de changement lors de la réalisation d'un projet est une modification que l'on souhaite apporter qui n'était tout simplement pas prévu lorsque l'on a cadré notre projet à l'origine. Il peut s'agir d'un ajout, d'une suppression ou une modification.
Vous est-il déjà arrivé d'organiser un voyage, de le planifier de A à Z dans le moindre détail et qu'une fois sur place, vous décidiez finalement pour X raison d'annuler une visite pour en privilégier une autre ? D'ajouter une escale sur votre route qui n'était pas planifié dans votre programme ou encore d'avoir prévu de partir en voyage à 3 et que finalement une quatrième personne s'ajoute à la dernière minute ? Tout cela relève d'un changement dans votre projet.
Reprenons l'exemple du voyage, votre itinéraire est planifié, vous avez prévu une durée pour chacune des étapes et vous avez également évalué le coût de votre voyage. Au bout de la deuxième étape vous entendez parler d'un magnifique endroit à voir absolument, seulement voilà, vous ne l'avez pas du tout prévu dans votre itinéraire. Cela va demander de prendre un jour supplémentaire et de dormir sur place. Vous décidez d'y aller. Ici, ce changement dans votre projet va avoir une incidence non seulement sur le timing planifié mais aussi sur votre budget.
Bien entendu toute modification ne nécessite pas forcément de suivre une démarche de gestion du changement. Dans la gestion de projet, un changement constitue un risque quant à sa mise en place. Le fait de ne pas suivre un processus d'évaluation de ce changement peut avoir de lourdes conséquences sur le projet mais également, de manière plus vaste, sur l'entreprise ou l'organisation.
Dans notre exemple ici, le fait d'évaluer le changement va permettre de prendre en compte tous les risques et l'impact qu'il aura sur la suite du séjour. Est-ce qu'en terme de temps vous arriverez à vous y retrouver ? Est-ce que le budget va le permettre ? Quel(s) sacrifice(s) allez-vous devoir faire pour intégrer cette escale à votre voyage... ? Ces différents points doivent être pris en compte pour prévenir, prévoir et éviter toutes mésaventures dans la suite de votre (projet) voyage.
Mais alors, si une demande de changement survient dans un projet, quelle est la marche à suivre ?
Evidemment je vais vous présenter ici un processus simplifié et bien moins détaillé et approfondie que ce qu'il peut exister. Le but n'est pas de vous faire un cours complet sur les changements en un seul article mais plutôt de vous donner un cadre explicatif pour vous aider à mieux cerner la démarche et vous familiariser avec la méthode. Pour se faire, je vais vous présenter six étapes à suivre.
Avant toute chose, lorsqu'une demande de changement est exprimée il est important de la répertorier pour en garder une trace. Cela sera particulièrement bénéfique si vous avez de nombreuses demandes différentes à gérer afin de ne pas perdre le fil et traiter chacune d'entre-elles convenablement. Renseignez votre changement le plus précisémment possible selon la demande qui vous a été faite. Vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet pour enregistrer toutes vos demandes de changement.
Exemple d'outil de gestion de projet qui permet de lister vos changements dans un projet
Une fois que votre changement est consigné il va maintenant falloir l'évaluer. Posez-vous les bonnes questions. Que va demander ce changement ? Comment va-t-il impacter votre plan actuel ? Quelle incidence aura-t-il sur le projet ? Quelles ressources va-t-il demander ? Quels sont les risques de sa mise en oeuvre... ? Vous allez définir les différents paramètres du changement, évaluez dans quelles mesures il peut être mis en oeuvre dans votre projet. Il va falloir évaluer l'impact sur le budget, sur le planning, également sur les ressources nécessaires, tous les différents facteurs qu'il va impacter pour sa réalisation.
Durant cette étape d'évaluation il est important de faire participer tous les acteurs du projet. Tout comme lorsque vous planifiez en amont un projet, c'est la meilleure façon d'avoir toutes les cartes en main pour déterminer si le changement est viable ou non. Cela va également vous permettre d'évaluer avec chaque acteur ce que le changement va demander comme temps, ressources et autres spécificités pour sa mise en place.
À la suite de l'évaluation du changement vient maintenant la prise de décision. Vous avez passé en revue le changement en prenant en compte tous ses facteurs d'incidence sur votre projet, les risques liés, son impact, et vous avez déterminé qu'il est possible de le maitriser et le contrôler ? Soumettez votre évaluation à la prise de décision pour valider son intégration dans le projet.
Après validation il sera important de revoir le périmètre de votre projet en y intégrant les nouveaux paramètres (mais garder toujours une version du périmètre d'origine de votre projet). Pour définir le périmètre de votre projet vous pouvez notamment élaborer une charte projet qui va venir cadrer ce en quoi votre projet va consister et définir son cap (pour plus d'information sur la charte projet rendez-vous sur notre article à ce sujet). Dans ce contexte précis, c'est cette charte projet qui va devoir être revue avec les modifications que vont demander l'intégration du changement.
Fiche d'évaluation d'un changement sur le logiciel de gestion de projet en ligne Gouti
Maintenant que le changement a été évalué et validé il faut prendre le temps de planifier son intégration dans votre projet. Le fait de bien le planifier va vous permettre de l'implémenter dans les meilleures conditions dans le planning du projet et de maitriser sa mise en place, toujours dans un souci d'éviter les débordements possibles. Une fois de plus tous les acteurs du projet doivent être consultés pour planifier au mieux l'intégration du changement. La concertation et la bonne communication entre les différentes expertises d'une équipe de projet est cruciale pour la planification et la réussite du projet. Assurez-vous que tout le monde ait bien reçu les mêmes informations et surtout qu'elles soient à jour. Ensuite évaluez avec chaque acteur le temps nécessaire au déroulement, repassez en revue les ressources nécessaires également et construisez votre plan.
Tout a été planifié et calculé pour accueillir le changement dans votre projet sans encombre ? C'est parti pour l'intégration ! Encore une fois la communication et la transmission des informations auront une grande importance durant cette étape. Il faudra s'assurer que le déroulement des opérations est clair pour tous les acteurs du projet et que chacun d'entre eux sache quand intervenir.
Suite à son intégration il est primordial de suivre le changement afin de contrôler son implantation dans le projet et de s'assurer qu'il est maitrisé et que le déroulement du projet tienne le cap. De ce fait il sera plus facile de mettre en place des actions correctives et maitriser les risques et les imprévus selon votre planification.
Etape bonus mais peut-être l'une des plus importantes si vous avez plusieurs changements à traiter sur un projet, il est indispensable de prioriser vos changements. Cette priorisation peut être faite selon le niveau d'urgence des changements en termes de timing, mais également selon les ressources qui vont être nécessaires pour leurs mises en place ou encore d'après les bénéfices attendus des changements.
Ces étapes sont une méthode existante pour traiter une demande de changement. Evidemment selon la méthodologie de gestion de projet que vous utilisez le déroulement sera différent. Par ailleurs, pour vous accompagner dans la gestion de vos changements vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projet qui offre une méthode à suivre ou qui permet de mettre en place vos propres méthodes.
Pour finir, une bonne pratique serait, tout comme en gestion de projet, de faire une analyse post mortem de l'intégration du changement. Cela va permettre de relever les potentiels dépassements par rapport aux prévisions, les imprévus qui ont pu survenir en cours de mis en oeuvre et noter les erreurs qui ont pu être commises tout comme les succès et les retombées finales du changement. Toute cette analyse s'inscrit dans une démarche d'amélioration continue par l'expérience et n'est pas à négliger pour vos prochains traitements des changements.
Le plus courant est de se dire que les demandes de changement sont exprimées par le client qui est à l'origine du projet, mais cela peut être tout aussi bien les utilisateurs finaux pour qui le projet a vu le jour qui vont influencer le projet et l'amener à se modifier.
D'autres causes sont encore la réduction du budget d'un projet, qui vient remettre en cause la planification d'origine et demande alors un remaniement du déroulement du projet. De la même façon, si la date de livraison du projet est avancée cela va demander certaines modifications afin de pouvoir respecter le nouveau délai. Un changement peut encore survenir dans un projet par manque de ressources par rapport à ce qui avait été planifié à l'origine, soit dans le cas où une ressource n'est finalement pas disponible ou bien retirée du projet. Enfin une dernière cause serait encore la pression concurrentielle qui peut exiger un changement dans votre projet d'après le positionnement et les annonces de vos concurrents sur des projets similaires au votre.
Si vous êtes arrivé au bout de cet article vous pouvez sans doute vous demander quels outils peuvent exister pour vous accompagner dans le traitement des changements de vos projets. La plus simple et la moins chronophage des solutions reste encore l'utilisation d'un logiciel de gestion de projet comprenant une gestion des changements. Ce type de logiciel de gestion de projet vous permettra non seulement de pouvoir enregistrer l'ensemble des changements que vous allez être amené à traiter dans la réalisation de vos projets. Il va également permettre de suivre les méthodes de gestion de projet les plus adéquates pour une bonne mise en place des changements dans vos projets.
Fiche de changement PDF du logiciel de gestion de projet Gouti
Gouti est un logiciel de gestion de projet en ligne très pragmatique et simple qui offre une méthode de traitement des changements adaptée à tous les niveaux de compétences. Le plus important dans le choix d'un logiciel de gestion de projet reste vos différents besoins primordiaux et vos méthodes de travail. Il faut que le logiciel de gestion de projet réponde à vos attentes, problématique et qu'il s'adapte à votre organisation et non pas l'inverse.
Le mieux est encore d'essayer un logiciel de gestion de projet en situation concrète pour constater par vous-même s'il s'inscrit au mieux dans votre structure.
Sean KHEDNAH - 6 mars 2020
Le blog de Gouti