PRINCE2 est une méthode de gestion de projets conçue en se basant sur l'expérience de multiples projets. Cela lui donne un côté pragmatique car elle ne repose pas sur de la théorie mais bien le réel de la vie des projets. Dans cet article, nous parlerons non seulement de la cette méthodologie mais aussi de sa mise en place dans un outil de gestion de projet.
Dans cet article, nous parlerons non seulement de la cette méthodologie mais aussi de sa mise en place dans un outil de gestion de projet.
L'avantage principal de cette méthodologie est sa rapidité d'assimilation (habituellement la formation initiale 'Foundation' dure 3 jours). Elle se base sur 7 principes, 7 thèmes et 7 processus. Comparé aux 49 processus du PMBoK, il est évidemment que le temps d'assimilation n'est pas le même.
A l'inverse, l'inconvénient principal de la méthode PRINCE2 est qu'elle n'aborde pas les techniques de gestion de projet ( à 3 exceptions près). Il est donc possible de sortir d'une formation Foundation PRINCE2 et être incapable de gérer un projet car vous ne disposez d'aucune technique pour le faire. Le PMBok du Project Management Institute va beaucoup plus loin et propose de nombreuses techniques mais son cursus de formation est beaucoup plus long et plus coûteux.
Une alternative est d'utiliser les concepts de PRINCE2 dans un outil de gestion de projet qui vous apportera des techniques.
Utilisons par exemple la solution Gouti et le processus PRINCE2 'Elaborer un projet'.
De quoi s'agit-il ? Ce processus a comme objectif de déterminer pourquoi il faut faire le projet, quels sont les justificatifs et les enjeux associés. Cela consiste à faire une sorte de brouillon du projet qu'on soumettra pour validation et démarrage du projet. Que va-t-il sortir du processus ? L'exposé de projet.
Comment peut-on traduire cela dans un outil de gestion de projets comme Gouti ?
Dans Gouti, ce travail va se faire par la charte projet. Pour commencer, on met le projet en statut "Brouillon". On initie cette charte pour avoir une première version macro avec notamment des informations qui permettront de définir :
Le résultat de cette démarche permet de produire l'exposé de projet (nommée charte dans Gouti). Le chef de projet va ensuite le soumettre au management qui prendra la décision de lancer le projet ou non (GO/NOGO). Le projet passe donc au statut "Demande de lancement".
Faisons le lien avec PRINCE2 : la sortie du processus "Elaborer un projet" permet d'acter si on lance le projet et le processus suivant "Initier un projet". Côté Gouti, cela se traduit par le passage au statut 'En phase d'initialisation' lorsque le management donne le GO pour lancer le projet.
Le chef de projet peut alors continuer à travailler sur la charte projet en rentrant dans les détails, en définissant tous les livrables, en définissant les tâches de réalisation, etc.
Autre exemple d'intégration des concepts de PRINCE2 dans un outil de gestion de projet : le rapport de progression. Le thème "Progression" décrit différentes typologies de rapport dont celui-ci. Il est fait par le chef de projet et a comme objectif de communiquer au comité de pilotage, à fréquence régulière, les progrès réalisés sur la séquence en cours. La façon de faire ce rapport n'est pas précisée dans PRINCE2 car un des 7 principes de cette méthode est "Adaptation à l'environnement projet". Cela veut dire que selon le projet, ce rapport va être fait en tenant compte des spécificités du projet.
Gouti propose une technique pour ce rapport de progression : l'utilisation du rapport flash. Ce rapport permet de communiquer l'avancement selon une période définie par le chef de projet, le prévisionnel court/moyen terme, une vision macro de la situation projet. Il s'agit ici de répondre au besoin de communication décrit par PRINCE2 en proposant une solution clé en main de réalisation de rapport qui va optimiser le temps de travail du chef de projet et standardiser un concept important.
La méthodologie PRINCE2 est très intéressante et peut beaucoup apporter si elle est correctement appliquée. La principale difficulté est de la traduire par des techniques et des solutions pragmatiques, de l'adapter à sa réalité. Un outil de gestion de projet comme Gouti est suffisamment souple et ouvert pour suivre cette méthodologie projet. Cela augmente significativement la productivité du chef de projet, mais aussi des équipes et du management.
Soyez pragmatique.
Christian Gutekunst
Le blog de Gouti