Nombreuses sont les bonnes pratiques dans le domaine de la gestion de projet. La gestion des connaissances ou Knowledge Management est l'une d'entre elles.
Il s'agit d'une démarche qui vise à alimenter une base de connaissances par des informations jugées utiles pour les collaborateurs d'une organisation, d'un service ou d'une équipe.
Voyons ensemble quels sont les intérêts de la gestion des connaissances pour la gestion des projets, qu'elle est la démarche à suivre pour capataliser les connaissances et comment mettre en place cette pratique dans son organisation.
Pour les entreprises qui la pratiquent, la gestion des connaissances offre un avantage stratégique non négligeable.
Elle permet de valoriser le capital immatériel, c'est à dire l'expérience, les savoir-faire et les compétences, autant individuelles que communes, de l'ensemble des collaborateurs. Ce capital est mis à disposition dans une base de connaissances où chacun va pouvoir retrouver des informations utiles, contribuant à la résolution de problèmes, l'amélioration des processus...etc.
En gestion de projet ce capital de données est très important, non seulement pour chercher à assurer la réussite d'un projet, mais aussi pour appréhender d'éventuels problèmes et/ou risques rencontrés.
Ces données vont être cherchées parmi les expériences d'autres projets. Les leçons apprises lors de la réalisation d'un projet sont généralement étudiées lors de l'analyse post-mortem du projet. Elle consiste à passer en revue les échecs ainsi que les réussites du projet et d'en tirer des leçons pour les prochains projets. Il s'agit habituellement d'une réunion organisée avec l'équipe projet en fin de projet, qu'il soit réussi ou non. Sans gestion des connaissances, les informations apprises durant ces réunions vont se perdre, ou ne servire qu'à l'équipe projet en question.
Le but de la gestion des connaissances en gestion de projet est donc de créer une base de connaissances projet. Les acteurs des projets peuvent alors y partager des expériences, des solutions et, de la même façon, venir en rechercher. Cette pratique permet d'améliorer les processus autour des projets. Que ce soit lors de l'initialisation d'un nouveau projet, lors de la rencontre d'un problème ou d'un risque ou encore lors d'une demande de changement, la base de connaissance projet va permettre aux chefs de projet et autres acteurs d'aller puiser parmi les connaissances d'anciens projets et trouver des solutions, des points de comparaison, voire des bonnes pratiques à mettre en place.
Néanmoins, mettre en place une base de connaissances projet ne suffit pas à capitaliser les connaissances. Pour cela il faut suivre une démarche réfléchie.
La base de connaissances va rapidement contenir une grande quantité d'informations. L'objectif est que ces informations soient non seulement pertinentes, mais également consultables facilement et rapidement. Pour capitaliser efficacement sur une base de connaissance, une bonne démarche doit être entreprise.
La première étape va être d'identifier les connaissances à capitaliser. Il va falloir sensibiliser les acteurs des projets à faire remonter les informations qu'ils éstiment importantes à partager dans la base de connaissance. Cependant, selon le nombre de projet et d'acteurs concernés, il peut rapidement y avoir une masse d'informations, dont certaines sans grand intérêt. Pour palier à cela, il est intéressant de mettre en place un ou plusieurs intermédiaires. Leur rôle va être d'analyser et de traiter les demandes de partage pour ne retenir que les informations pertinentes et éviter les redondances.
Une fois que les connaissances importantes ont été identifiées, il va falloir les répertorier. Ces données vont devoir être répertoriées sur une plateforme. Cela peut être un outil interne si vous avez les moyens d'en développer un, il existe sinon des solutions externes de base de connaissances.
Lors de l'enregistrement, il est important de pouvoir trier, catégoriser et/ou taguer les informations avec des mots-clés. Le but est de faciliter les recherches par la suite et d'obtenir des informations pertinentes. Pensez à créer/utiliser des mots-clés génériques. L'intérêt est que votre base de connaissances reprenne les termes métier utilisés par votre organisation et ainsi améliorer la recherche.
Maintenant que votre base de connaissance a pris forme, il ne reste plus qu'à la partager aux acteurs des projets. Vous pouvez définir qui peut y avoir accès et, de la même façon, qui a la possibilité de l'alimenter. L'enjeu de cette étape est que les acteurs des projets prennent part à la capitalisation des connaissances. Pour cela deux grands facteurs sont indispensables. D'un côté, il faut suffisamment sensibiliser les acteurs à utiliser et alimenter la base de connaissance. De l'autre, il faut que la base de connaissance permette un accès rapide aux informations, notamment en définissant les bons mots-clés (et en les communiquant)).
La dernière étape de la démarche est l'actualisation des informations. Le fait de mettre continuellement à jour la base de connaissances va non seulement garantir la pertinence des informations, mais également assurer une amélioration continue de votre gestion de projet. C'est ici que la capitalisation des connaissances se répercute le plus. La meilleure façon de gérer cela et de dater les informations, ainsi que les mise à jour. Ce point peut-être traité à la fois par des administrateurs de la base de connaissances, mais aussi par les acteurs qui remontent les connaissances.
En organisant une démarche similaire, vous avez l'assurance de capitaliser efficacement sur les connaissances. Viens maintenant la question suivante : comment mettre concrètement cela en place dans votre organisation ?
Si vous souhaitez faire de la gestion des connaissances, quelle que soit votre structure ou votre taille, vous devez d'abord bien vous organiser. Voici nos quatre principaux conseils pour mettre en place votre démarche de capitalisation des connaissances projet :
Avant de se lancer dans la gestion des connaissances, posez-vous les bonnes questions. Pourquoi vous souhaitez le faire ? Quel est votre contexte actuel ? Que souhaitez-vous atteindre ? Quelles ressources sont à votre disposition ? Que doit apporter cette action ? À quelles problématiques peut-elle répondre ? ...etc.
Prenez le temps d'évaluer votre situation en amont. Le but est de définir un cadre à votre gestion des connaissances, sa raison d'être et les objectifs à atteindre. Cette étape vous sert à prévenir d'une mauvaise utilisation de la gestion des connaissance. Elle doit vous apporter un avantage et de la valeur.
Toujours dans le but d'apporter un cadre à votre gestion des connaissances, vous allez devoir attribuer les rôles. Nous avons vu dans la démarche que deux rôles au minimum sont nécéssaires : les administrateurs et les contributeurs.
Les contributeurs sont les acteurs à qui vous allez donner la possibilité de soumettre des connaissances. Ce sont eux qui vont identifier les connaissances projet qu'ils éstiment devoir être mises à disposition dans la base. Ils peuvent encore intervenir dans l'enregistrement des connaissances et dans leur actualisation. Il est important de consulter les contributeurs pour l'élaboration des mots-clés de la base de connaissance.
Les administrateurs sont responsables de la gestion des connaissances. Leur rôle est d'étudier les demandes d'ajout à la base de connaissances et de valider celles qui ont un intérêt. Ce sont eux qui vont s'occuper de l'enregistrement, du partage ainsi que de l'actualisation des données. Leur objectif est d'assurer la pertinence des informations, ainsi que de définir les mots-clés et veiller à leur bonne utilisation.
Selon votre organisation un dernier rôle peut encore être mis en place, celui des utilisateurs. Vous pouvez définir qui a la possibilité (ou le devoir) de consulter la base de connaissances.
La plateforme que vous allez utiliser est déterminante. Votre base de connaissance doit respecter la règle des 3 U : elle doit être Utile, Utilisable et Utilisée. En définissant des objectifs clairs et les bons administrateurs vous devez être en mesure de la rendre Utile. Ici, c'est le U de Utilisable qui nous intéresse. Vous pouvez la développer vous-même si vous en avez la possibilité, sinon il existe de nombreuses solutions logicielles en ligne.
Quel que soit votre choix, l'outil doit vous permettre de suivre la démarche de capitalisation des connaissances. Il doit inclure la gestion des demandes de partage, la gestion des mots-clés/catégories et l'actualisation des données. Utilisez un outil collaboratif sur lequel les administrateurs, les contributeurs et les utilisateurs peuvent intéragir.
L'idéal est encore que votre outil de gestion des connaissances soit connecté (ou intégré) à votre outil de gestion de projet. Cela évite de jongler entre plusieurs outils et faire du double emploi.
Cette partie est bien trop souvent négligée. Si vous souhaitez faire de la gestion des connaissances, vous devez accompagner les collaborateurs concernés dans ce changement. Le but est de les sensibiliser aux avantages de cette pratique et de les faire adérer. Cette partie touche au dernier U de votre base de données, elle doit être Utilisée. Il va falloir impliquer et motiver vos collaborateurs dans la démarche. Pour cela vous devez communiquer. Expliquez l'intérêt de mettre en place cette gestion des connaissances, notamment en précisant les objectifs de celle-ci.
Ce sont vos collaborateurs qui vont valoriser les connaissances de gestion de projet, cette étape est donc essentielle.
La gestion des connaissances est accessible à toutes les organisations, mais elle peut faire peur ou sembler sans intérêt. Il s'agit pourtant d'une bonne pratique très forte en gestion de projet. En organisant convenablement sa mise en place et en suivant un processus clair, elle offre des avantages non négligeables et contribue au succès des projets.
Publié par Sean, le 27 novembre 2020
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