Gouti comprend une part importante d'utilisateurs provenant du secteur public. Des nombreuses collectivités térritoriales comme des régions, des départements, des communautés de communes, des agglomérations ou encore des ministères utilisent notre solution, et ce, pour plusieurs raisons.
Dans cet article, nous vous présentons les principaux avantages qui ont mené ces collectivités territoriales à utiliser Gouti pour leur suivi de projets et de portefeuilles de projets.
Au sein d'une collectivité, il peut être complexe de suivre et de maintenir à jour un ou plusieurs portefeuilles de projets.
Dans la majorité des cas, les différents services, voire chefs de projets, peuvent utiliser une multitude d'outils décentralisés pour effectuer le suivi des projets, le reporting ou encore la gestion et l'affectation d'un planning d'activités. Dans ces contextes, la principale problématique est le manque de clareté, ou de suivi global des informations projets, qui se trouvent alors dispatchées un peu partout. Les directions et managers font alors face à une difficulté de recolte et de consolidation des différentes données de chacun des projets, ce qui rend le suivi de leur portefeuille d'autant plus laborieux.
Dans une solution de gestion de projets et de portefeuilles comme Gouti, ces différents acteurs disposent d'un espace commun sur lequel ils vont pouvoir à la fois retrouver le détail du suivi des projets et également une consolidation facilitée des données projets dans des vues portefeuilles claires.
Chaque acteur bénéficie de fonctionnalités et de vues propres à son rôle et son niveau de droit. La gestion des droits est un point également très important lorsqu'une multitude d'intervenants se retrouvent sur une même plateforme où est gérée une quantité conséquente de données et d'information projets. Gouti offre un cloisonnement simple à chaque utilisateur, avec des accès dédiés uniquement aux élements dont il a besoin, sans superflu ou fuite d'information sensible.
Gérer un portefeuille de projets c'est également manager un ensemble de chefs de projets.
À moins que vous ayez déjà instauré des processus clairs ainsi que des outils communs pour la gestion de vos projets, il peut vous manquer un fil conducteur, une uniformisation. Quels processus suivre ? Comment standardiser le reporting ? Une réponse simple : s'appuyer sur une méthodologie commune et des rapports standards.
Toutes les solutions de gestion de projets et/ou de portefeuilles de projets ne permettent pas une mise en place de méthodologies simples ou d'effectuer des reporting faciles, personnalisés et standardisés.
Sans oublier que cela doit bien entendu rester flexible, d'après des besoins en constante évolution et dans un principe d'amélioration continue.
C'est cet esprit que nous avons souhaité apporter dans Gouti et qui a sû séduire et conquérir de nombreuses collectivités. Notre solution se base sur des méthodologies éprouvées de gestion de projets tout en offrant un degré nécessaire de liberté et d'adaptation des utilisations et des reportings. Notre philosophie applicative étant : "l'outil s'adapte à l'utilisation/l'utilisateur et non l'inverse".
Une des principales problématiques rencontrée par les organisations, qu'elles soient publiques ou privées, grandes ou plus restreintes, est la mutualisation des ressources.
Evidemment, on s'intéresse ici principalement aux ressources humaines, à savoir l'ensemble des intervenants aux projets. Lorsque l'on doit piloter un portefeuille de projets mêlant une population vaste d'acteurs, il peut être complexe d'avoir une visibilité globale des ressources à disposition. Cela est autant vrai dans le cadre de projets mélangeant différents services que dans le cadre de service d'une taille très importante. Un nouveau projet critique doit être démarré début d'année prochaine. Comment savoir si je dispose des ressources nécessaires pour le mettre en place ? C'est ce qu'un outil de gestion de portefeuilles de projets doit vous permettre de visualiser facilement.
Sur Gouti, un accès à un capacity planning permet aux collectivités d'avoir une vision prévisionnelle sur les occupations de l'ensemble des ressources à disposition, et ce tout service confondu. À tout moment, je suis en capacité de consulter si des personnes spécifiques ou des équipes peuvent être sollicitées sur de nouvelles activités.
Pour aller plus loin, en plus de mutualiser les ressources, il peut être primordial de mutualiser les connaissances dans un principe d'amélioration continue. Pouvoir disposer d'une base de connaissances mutualisée est un atout indispensable pour améliorer les processus projets et favoriser leur bonne réalisation.
Tous les outils ne sont pas adaptés aux différents profils d'utilisateurs.
Certaines solutions peuvent vite devenir complexes auprès d'intervenant ne disposant pas des compétences informatiques requises. Dans d'autres cas, même avec ces compétences, le paramétrage de l'outil en lui-même et son parc fonctionnel peuvent à eux-seuls en décourager plus d'un et surtout rendre l'utilisation plus chronophage que nécessaire. Lorsque l'on souhaite déployer un outil auprès d'une population aussi diverse on évitera de se tourner vers des usines à gaz, sauf si elles offrent des sous-accès adaptés aux profils d'utilisateurs.
Ce facteur a été déterminant pour de nombreuses collectivités qui ont fait le choix de Gouti. Pas de lourd paramétrage à la mise en place, des accès administrateurs simples ainsi qu'une gestion des profils qui offre des vues dédiées aux différents besoins d'utilisation, sans complexité.
C'est d'ailleurs l'un des principaux avantages qui nous est remonté face à d'autres solutions du marché et qui appuie la pertinence de Gouti comme outil de gestion de projets et de portefeuilles de projets pour les collectivités territoriales.
Cet article retranscrit les retours des collectivités utilisant actuellement Gouti pour gérer leurs portefeuilles de projets et qui le positionne aujourd'hui comme une solution puissante en la matière.
Que vous représentiez une Région, un Département, une Communauté de Communes, d'Agglomérations, une Préfecture ou encore un Ministère, nous sommes à votre écoute pour échanger sur vos besoins applicatifs en gestion de projet et de portefeuille de projets. Vous pouvez également consulter le témoignage d'un Département sur notre blog ou nous demander d'être mis en relation avec nos utilisateurs pour un retour d'expérience direct. Contactez-nous !
Sean (09/11/2022)
Le blog de Gouti