Lorsque l'on recherche un outil de gestion de projet, on s'attend forcément à retrouver certaines fonctionnalités indispensables en la matière. C'est tout naturel étant donné qu'il s'agit d'un domaine complexe où les méthodologies sont de mise. Bien évidemment, si vous travaillez en suivant des méthodes de gestion de projet traditionnelles vous cherchez des fonctionnalités différentes que si vous êtes organisé de façon Agile.
Dans ce premier article dédié aux fonctionnalités pour la gestion de projet nous allons vous présenter 5 fonctionnalités essentielles pour suivre des méthodologies classiques. Agilité, ce n'est que partie remise !
La planification. C'est une des premières choses à laquelle on pense lorsque l'on entend le mot "projet", et ce n'est pas pour rien. Il s'agit d'un des éléments les plus importants dans la gestion d'un projet.
Pas étonnant que ce soit une fonctionnalité obligatoirement présente dans les logiciels de gestion de projet (en même temps c'est un de leur but premier).
Votre outil doit vous permettre de facilement planifier votre projet, de pouvoir suivre le planning de vos tâches à travers un calendrier, ou bien à l'aide d'une sommité dans le milieu : le diagramme de GANTT !
Néanmoins, dans certaines situations le diagramme de GANTT peut-être trop complexe à lire et pas assez lisible. D'autres supports peuvent alors être utilisés pour communiquer le planning aux différents acteurs du projet. Je vous invite à lire notre article concernant le Macro-planning si vous souhaitez en savoir plus à ce sujet.
Comme la gestion d'un projet relève d'un travail d'équipe, un outil de gestion de projet doit bien évidemment être un outil collaboratif.
En tant que chef de projet vous devez pouvoir affecter les différentes tâches du projet à vos collaborateurs et vos collaborateurs ont besoin d'avoir la liste de leurs tâches dans une vue dédiée. De cette manière vous pouvez avancer en équipe sur le projet. En plus de cela, une bonne communication est primordiale pour la réussite de votre projet. Les informations transmises au sein de l'équipe doivent être claires et homogènes. De ce fait, un outil de gestion de projet doit permettre ce système d'affectation et le fait d'avoir une messagerie interne a une véritable valeur ajoutée concernant la qualité de la communication.
Chez CG Project Management nous échangeons désormais uniquement par le système de messagerie interne de Gouti. Nous vous expliquons d'ailleurs comment nous avons réussi à faire de la gestion de projet sans mail dans un autre article de notre blog.
Cette partie est en lien avec la planification. Lorsque vous planifiez votre projet, vous disposez de différentes ressources, notamment humaines. Vous avez besoin de pouvoir les exploiter au mieux. Pour cela il faut pouvoir connaître les disponibilités de chacun pour pouvoir s'organiser au mieux.
Un outil de gestion de projet doit vous permettre de planifier au mieux vos projets et de suivre leur déroulement. Le suivi des charges est donc une fonctionnalité très recherchée qui a un véritable intérêt organisationnel, mais également de contrôle. Grâce à cela, il est possible de facilement constater l'avancement du projet, de prévenir d'éventuels retards et de gérer les ressources disponibles.
Il faut bien se rappeler qu'un outil de gestion de projet doit avant tout être conçu pour vous simplifier la tâche au quotidien et vous faire gagner du temps dans votre travail.
La réalisation de rapports de suivi fait partie du travail du chef de projet. Ce n'est pas toujours la partie la plus amusante à faire et elle peut prendre un temps pourtant si précieux. Alors pourquoi un outil de gestion de projet ne faciliterait pas cette tâche ? C'est bien sa raison d'être à l'origine. En plus, l'outil possède déjà toutes les informations sur votre projet étant donné que vous l'utilisez pour le gérer, il suffit qu'il vous extraie les informations dont vous avez besoin pour communiquer lors de réunion de suivi ou autre communication.
Pour aller encore plus loin, la gestion de votre projet ne se limite pas seulement à l'outil de gestion de projet que vous aurez choisi. Le fait qu'il puisse proposer des exports de rapports ou d'autres documents vous permet de facilement pouvoir communiquer et gérer vos projets même en dehors de l'outil. Cela peut notamment être intéressant si des collaborateurs ou autres acteurs du projet n'ont pas accès à votre logiciel et ne peuvent donc pas collaborer avec vous dessus.
Que vous soyez expérimenté dans le domaine de la gestion de projet ou que vous faisiez vos premiers pas, l'initialisation de vos projets peut être une phase complexe, voire déboussolante. On ne sait pas toujours par quoi commencer, il y a tellement à faire !
Le rôle de votre outil de gestion de projet est également de vous accompagner dans les différentes phases de la vie d'un projet, notamment l'initialisation. Une fonctionnalité dédiée à cette phase n'est pas négligeable, c'est un moment décisif pour votre projet. L'idéal est de disposer d'un document de cadrage et de présentation de votre projet, comme par exemple la Charte projet que propose Gouti. Le but de ce document est donc de renseigner les points clés de votre projet et de constituer un résumé de celle-ci (Nous vous invitons à lire notre article sur la Charte projet qui vous la présentera plus en détails). Il est d'autant plus important qu'il sera utile et utilisé tout au long de la réalisation de votre projet.
Un logiciel de gestion de projet doit avant tout être un outil de travail. Son but et de vous accompagner dans la réalisation de vos objectifs et, plus globalement, dans la réussite de votre projet. Les fonctionnalités qu'il propose doivent avoir pour but de vous simplifier la tâche et de vous permettre de travailler de la manière que vous voulez. C'est à l'outil de s'adapter à vous et vos besoins, non pas le contraire. C'est pourquoi l'outil de gestion de projet idéal n'existe pas, il y a juste des logiciels différents avec chacun leur particularité et leurs fonctionnalités proposées. Le but final et que vous trouviez celui qui corresponde au mieux à vos besoins.
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