Un projet nécessite toujours des ressources financières même s'il ne s'agit que d'un salaire. C'est pourquoi il est fondamental qu'un chef de projet sache gérer son budget.
On peut dire que le coût est à la fois un élément clé lors du cadrage du projet mais aussi lors de sa réalisation. Une estimation du budget permet de savoir si un projet est réalisable, quels seront les dépenses et les gains réalisés. Ce même budget permettra de voir lors de la réalisation du projet s'il ne devient pas trop gourmand et s’il se réalise dans le cadre anticipé.
En tant que chef de projet, il est important que vous déterminiez au mieux le budget à allouer au projet pour ne pas vous retrouver à court d'argent avant sa clôture. Lorsque le budget disparaît, le projet lui aussi peut disparaître. Un logiciel de gestion de projet comme Gouti vous permettra d’anticiper les coûts initiaux de vos projets et de mesurer l’écart avec ce que le projet vous coûte réellement.
Ces biens sont également des ressources importantes d’un projet. Ils varient selon les nécessités des projets et sont liés au budget. Il est nécessaire de les inclure dans les coûts d’un projet lorsqu’ils ne sont pas déjà disponibles dans l’entreprise. Ils peuvent être physique (infrastructure technique, machines, propriétés) ou non physique comme c’est le cas par exemple des logiciels ou des brevets.
Certaines ressources numériques comme un outil de gestion de projet prennent également une part importante dans les projets. Même si elles ne font pas parties du produit final du projet, elles aident à la réalisation globale de celui-ci en accompagnant le chef de projet dans son cadrage, son suivi et la gestion de ses collaborateurs.
Les ressources humaines sont le cœur des entreprises et un des points les plus importants pour mener à bien la réalisation d’un projet. La gestion des équipes est souvent la partie la plus difficile du projet. Elle comprend une gestion du temps, des charges de travail, des tâches...etc. Lorsqu’on gère des ressources humaines dans un univers de travail multi-projets il est indispensable de bien suivre et gérer les disponibilités des collaborateurs.
Un chef de projet va devoir, pour choisir ses collaborateurs, déterminer quelle personne est nécessaire pour le projet et à quel moment, en fonction du calendrier du projet et des deadlines. En effet, il devra faire appel à différents types d'experts à différents moments, et chacun devra en savoir suffisamment sur les objectifs du projet pour réaliser sa part avec succès.
Un autre point qui explique la difficulté de la gestion des ressources humaines est que la performance et la complémentarité des personnes reposent en grande partie sur l'ambiance et le bien être général des collaborateurs au sein de l'équipe projet. Ces deux facteurs sont très difficilement gérables et anticipables. Pour avoir une équipe motivée et heureuse, il faut prendre en compte leurs compétences et leurs points forts, savoir sur quoi ils aiment travailler, avec qui ils aiment travailler et ce qui les motivent.
C’est dans la gestion des ressources humaines qu’une solution en ligne de gestion de projet prend tout son sens. Elle permet d’avoir une vision globale multi-projets, d’assigner des tâches, actions, et problèmes aux collaborateurs, de suivre le temps passé grâce à des feuilles de temps, des calendriers et de faire des comptes rendus rapidement grâce à de nombreux rapports. Ces outils permettent donc d'avoir une gestion centralisée et une communication plus performante au sein du projet.
Un projet s’organise autour de trois grandes ressources et des outils de gestion de projet comme Gouti sont un véritable atout, car leurs nombreuses fonctionnalités permettent de cadrer et d’avoir une visibilité sur la progression du projet. Ils permettent d’augmenter la productivité des équipes et de simplifier toutes les différentes phases du projet.
Que vous soyez chef de projet, manager ou collaborateur, n’hésitez pas à intégrer des outils de gestion de projet à vos démarches pour constater par vous-même leurs bénéfices. Si vous êtes encore en phase de décision, découvrez Gouti en nous demandant une démo ou bien durant un mois d’utilisation gratuite et sans engagement.
Léo Garvey
Le blog de Gouti