Soprema, groupe familial indépendant alsacien, spécialiste de la couverture, des sous-couches phoniques et de l’isolation du bâtiment, est l’une des premières entreprises manufacturières d’envergure internationale. Elle est implantée depuis 1978 au Canada. Sa portée nord-américaine s’étend également à l’entreprise Convoy, compagnie de distribution de matériaux de construction, que Soprema possède ainsi que Soprema USA.
C’est pour ces compagnies que Soprema Canada utilise Gouti au sein de leur bureau de projets.
José Paquette, directeur du bureau de projet chez Soprema Canada nous a offert son témoignage sur son expérience utilisateur.
"Les projets gérés au sein de Soprema Canada sont principalement des projets de transformation digitale. Il s’agit de projets d’implantation de systèmes de relations clients (CRM), de systèmes d’information pour les ressources humaines, de projets d’amélioration de notre système ERP…etc. Autrement dit, un ensemble de projets ayant un volet technologique d’impliqué. Ce sont donc les personnes du département des systèmes d’information et alentour qui sont les utilisateurs principaux de la solution Gouti.
D’autres départements s’intéressent à la plateforme. Notre département de Recherche & Développement, qui gèrent des projets de développement de produit, est venu toquer à notre porte après avoir entendu parler de Gouti. J’ai eu l’occasion de leur présenter la plateforme, ainsi qu’au département du Génie industriel, qui gèrent quant à eux des projets de construction d’usine par exemple. Ils sont actuellement en phase d’exploration de la solution."
"Lorsque je suis arrivé au sein de Soprema Canada, en tant que directeur du bureau de projet, nous n’avions pas d’outil de gestion de projets à cet instant-là. Notre équipe a pu évaluer plusieurs « gros joueurs » nord-américains comme Monday.com, Wrike ou encore Trello, jusqu’à ce que Gouti arrive par la branche Soprema Europe. Nous y avons alors jeté un œil et avons été agréablement surpris de son pragmatisme et sa simplicité, notamment pour nous accompagner dans l’éducation et le coaching de nos chargés de projets.
Pour répondre à votre question « Pour quelles raisons », nous voulions mettre en place des meilleures pratiques en gestion de projet via le bureau de projet. Cela prend en compte un outil de gestion de projet capable d’offrir une vue de portefeuille, de planifier les projets de façon adéquate, de faire le suivi des risques, des problèmes, des demandes de changement...etc. Nous ne voulions pas faire cela à la main, dans des fichiers Excel. Donc, on recherchait des outils un petit peu plus intelligents qui apportaient certains automatismes pour les personnes qui œuvrent à titre de chef de projets.
Pour l’anecdote, avant que notre branche en Europe déjà utilisatrice de la solution, ne nous conseille de tester Gouti, nous avions sélectionné la solution Wrike. Nous avions acheté une licence pour 1 an, trois semaines avant que je reçoive le courriel à propos de Gouti. Nous avons alors tout de même jeté un œil à Gouti et cela a été un coup de cœur. Nous avons alors décidé d’abandonner Wrike et nous avons retenu Gouti."
"Ce qui nous a fait choisir Gouti c’est clairement la simplicité d’utilisation au niveau de l’interface utilisateur. C’est le principal point.
Le deuxième point est le fait que tous les éléments de la gestion de projet comme les risques, problèmes, actions sont centralisés sur une seule et même plateforme. D’autres solutions comme Wrike par exemple sont des outils très forts en planification mais manquent de fonctionnalités pour pouvoir gérer l’ensemble des aspects de la gestion de projet.
Je considère donc que Gouti est un bon outil de planification mais ce qui fait sa différence par rapport aux autres c’est qu’il est un outil de gestion de projet complet en termes de fonctionnalités. Il est capable de gérer une multitude d’aspects en matière de gestion de projet au sein d’une même interface."
"Les plus-values de Gouti sont nombreuses. Dans un premier temps je dirai la visibilité et la conscience que l’outil nous a apporté sur notre portefeuille de projets. Auparavant on n’avait pas de plateforme qui nous permettait de centraliser tous les projets. Donc chaque chargé de projets gérait ses projets de son côté. Pour le top management de l’entreprise, il n’y avait aucun moyen d’avoir une vue portefeuille pour visualiser l’ensemble des projets. Gouti nous a permis de créer cette transparence sur tous les projets qui sont en cours. Le Top Management dispose donc de tous les éléments permettant de faciliter la prise de décision en ce qui concerne les projets en cours ou futurs.
Une autre valeur ajoutée de Gouti repose sur la standardisation des outils de management de projets. Nous avons homogénéisé nos diagrammes de Gantt, nos rapports d’avancement, l’ensemble des documentations qui auparavant dépendaient de chaque chargé de projets. Nous pouvions avoir un chargé de projets qui travaillait seul sur Monday.com, un autre qui travaillait seul sur Click-up, un autre sur Excel…etc. Nous avons donc pu implémenter une structure et une méthode commune ce qui offre une meilleure visibilité sur l’avancée des projets et qui permet une meilleure interprétation des données projets."
"Le bénéfice majeur de l’utilisation de Gouti repose sur l’amélioration de la méthodologie projet chez Soprema.
La méthodologie projet a été implanté environ une année avant la mise en place de Gouti, et ce, en travaillant avec des processus et des modèles de Charte de projet et de rapport d’avancement sur Excel. Cela nous a permis d’homogénéiser dans un premier temps notre gestion de projet.
Quand Gouti est arrivé, cela a élevé la barre encore plus haut. Le fait que toutes les documentations des projets soient produites ou même consolidés dans Gouti a apporté une économie dans la saisie des données. Nous n’avons plus à retranscrire des informations d’un rapport a un autre, la donnée est saisie une fois et Gouti nous permet d’exploiter la Data efficacement."
"Gouti a été relativement bien accepté par les équipes.
Quelques personnes ont été un peu réticentes au début de l’utilisation de l’outil. Il s’agissait principalement d’une population jeune, préférant une interface très personnalisable et modulable, comme on peut en trouver sur Monday.com, là où Gouti peut être plus rigide.
Cependant, il n’y a pas de solution parfaite, il faut peser les pours et les contres. Une fois que les collaborateurs se sont rendu compte de la performance de l’outil, l’acceptation s’est très bien passée, notamment au niveau de la simplicité d’utilisation."
"Je suis très très impressionné et très satisfait par la réactivité de l’équipe de CG Project Management.
J’ai d’abord eu plusieurs échanges avec Christian Gutekunst, dirigeant de la société, à qui je partageais mes idées. Je garde d’ailleurs une très bonne relation avec Christian. Je me suis ensuite greffé davantage au Club Utilisateurs de Gouti où je propose mes améliorations et mes demandes.
Le Club Utilisateurs est une très bonne idée qui permet aux utilisateurs de se rejoindre sur ce club et d’échanger sur les demandes. C’est par là qu’une solution comme Gouti évolue et grandit. Cet outil existe pour vos utilisateurs donc c’est une joie que la Gouteam soit autant à l’écoute de ces derniers. Je n’ai rien à redire sur l’équipe. La réactivité est très bonne. On soumet les idées et elles sont prises en compte."
"Pragmatique, simple et complet"
Le blog de Gouti