La gestion du portefeuille de projets est une tâche importante pour les managers, impliquant la coordination de multiples équipes, ressources et méthodes.
Les managers sont cruciaux dans cette gestion, nécessitant une vision globale pour garantir le succès de plusieurs projets. Cependant, cette responsabilité présente de nombreux défis, y compris des processus complexes et des difficultés de mise en oeuvre des méthodologies. Cet article examine les problématiques fréquemment rencontrées par les managers dans ce contexte en soulignant les souffrances et les solutions potentielles.
De nombreuses organisations accordent une grande importance à la gestion du portefeuille de projets, mais les managers éprouvent souvent des problèmes invisibles sous les tableaux de bord et les diagrammes de Gantt.
1. Les barrières de communication et de collaboration :
La gestion du portefeuille de projets implique souvent la coordination de multiples équipes, souvent réparties dans différents services ou différents pays dans le cas de multinationales. Les barrières de communication et de collaboration comme les différences culturelles, linguistiques et organisationnelles, peuvent pertuber les échanges d'informations et la prise de décisions. Les managers doivent souvent jouer le rôle d'intermédiaires et surmonter ces obstacles pour garantir la cohérence et l'efficacité des projets.
2. L'équilibre délicat entre autonomie et contrôle :
Trouver le juste équilibre entre donner aux équipes l'autonomie nécessaire pour collaborer et maintenir un niveau adéquat de contrôle peut être un défi pour les managers de portefeuille de projets. Trop de contrôle peut diminuer la motivation des équipes, tandis que pas assez peut entraîner des lacunes et des retards. Trouver cette balance délicate peut être un exercice d'équilibre pour les managers.
3. La jonglerie des priorités :
Un portefeuille de projets peut comprendre une multitude de projets, chacun avec ses propres objectifs et échéances. Pour les managers, jongler avec ces priorités tout en maintenant une vue d'ensemble peut être une difficulté de taille. La crainte de négliger certains projets au profit d'autres peut générer un stress supplémentaire et compromettre la capacité du manager à prendre des décisions éclairées.
4. L'asymétrie d'informations
Dans la gestion de portefeuille de projets, l'asymétrie d'informations peut constituer l'une des souffrances majeures du manager. Elle se manifeste lorsque certaines parties prenantes détiennent des informations plus détaillées ou plus à jour par rapport à d'autres membres. Par exemple, les collaborateurs de l'équipe projet peuvent avoir un connaissance approfondie des risques spécifiques liés à leurs tâches tandis que les managers peuvent être moins informés sur ces détails opérationnels. Cette disparité d'informations peut entrainer des décisions non réflechies ou des retards et compromettre la gestion efficace du portefeuille de projets. Cette diversité de données complexifie la remontée des données par l'équipe projet et enclanche un manque d'homogénéité dans la lecture du portefeuille.
5. L'absence de vues globales complètes
Qui dit gestion du portefeuille de projets dit vues exhausitives du travail pour les managers. La lecture et la transparence sur la globalité des projets sont des éléments primordiaux permettant aux managers de visualiser l'ensemble des informations projets. L'absence de vues globales complètes penalise le manager dans sa capacité de prises de décisions éclairées et dans sa priorisation efficace des projets. Par exemple, dans le cas où le manager ne dispose pas de vue récapitulative sur ses projets et qu'il doit ajouter un nouveau projet dans le planning, il ne sera pas en mesure de positionner correctement et stratégiquement le projet dans le temps ne connaissant pas la priorité de chacun des autres projets en cours où à venir. Sans vue d'ensemble exhausitive, le manager est limité dans la bonne gestion de son portefeuille de projets et ne peut que remonter à sa direction des informations fragmentées provenant de sources multiples.
Cependant, les managers peuvent améliorer leur efficacité dans la gestion de leur portefeuille de projets en prenant en compte ces souffrances et en mettant en oeuvre des stratégies pour les surmonter .
La gestion de portefeuille de projets est donc un défi majeur pour les organisations et les managers. Dans ce contexte complexe, les solutions de gestion de projets jouent un rôle primordial pour simplifier les processus et accompagner le manager dans l'amélioration de sa productivité.
Gouti, la solution de gestion de projets française, se distingue comme une solution complète offrant un panel de fonctionnalités pour la gestion efficace du portefeuille de projets.
1. Collaboration et communication améliorée
Gouti facilite la communication entre les membres des équipes projets au travers des outils de collaboration intégrés tels que les commentaires, les notifications en temps réel ou encore la remontée d'avancement et de progression des collaborateurs sur le travail à réaliser.
2. Vues globales et centralisées
Au travers de sa vue récapitulative, Gouti permet aux managers de visualiser rapidement et graphiquement l'état général de son portefeuille de projets. "Gouti permet de créer cette transparence sur tous les projets" José Paquette, directeur du bureau de projet chez notre client Soprema Canada. Cette transparence dont il est fait allusion est appportée par la liste des projets qui offre aux managers une vue globale sur l'ensemble des projets et sur les indicateurs de fraicheur de chacun (météo, tendance, criticité). Grâce à la situation générale, le manager est en mesure de positionner son projet et d'en comprendre l'état.
Sébastien Sautejean, responsable du bureau d'éxécution SETI chez notre client Eiffage Energie Systèmes qualifie le portefeuille de Gouti comme un moyen de "disposer de vues adaptées et lisibles". En référence à la vue multi-projets simplifiée, Gouti permet de visualiser les projets dans le temps sous l'appui d'une vue Gantt colorée. Il en va de même pour la vue dédiée aux jalons des projets offrant la possibilité aux managers de percevoir l'ensemble des étapes clés, des bornes des projets à venir et en retard.
3. Reporting
Gouti dispose également de rapports simplifiées et détaillés du portefeuille de projets. En un clic, le manager visualise dans un document dédié et standardisé l'état de son portefeuille. Il peut en faire part à sa direction rapidement ce qui lui permet de "retranscrire facilement au CODIR la situation des projets" selon Frédéric Mariani, responsable de la coordination SI chez notre client Solimut Mutuelle.
Le rapport d'avancement des statuts lui permet également d'analyser la chronologie du projet et de connaitre les dates de passation des statuts. Un gain de temps considérable dans la revue du projet. En parlant de revue, Gouti dispose d'un mode revue des projets. Le manager visualise en un clic la situation détaillée du projet et peut facilement passer à un autre sans quitter sa liste de projets.
4. Classification des projets du portefeuille
Les catégories d'entreprises ou programmes permettent de classifier les projets et facilitent considérablement les revues projets pour les managers. Cette fonctionnalité permet notamment de disposer de vues dédiées de l'ensemble des projets sous une même catégorie et de consolidation de données comme les charges et finances des projets. Cet aspect est qualifié comme un "gain en qualité d’information sur l’ensemble du portefeuille de projet" selon Betranc Pennec, directeur des opérations chez notre client EcoGreen Energy.
La bonne gestion du portefeuille de projets est un élement crucial dans l'exécution des projets d'une organisation. Si elle parait complexe, elle peut facilement s'articuler en utilisant les outils et solutions adaptés. Le travail du manager n'en devient que plus simple.
Au travers de ces différentes fonctionnalités Gouti permet d'"uniformiser les processus projet" Ludovic Lajoie, ancien DSIO chez notre client Cogep. Pour autant, il est essentiel de pas négliger la résistance potentielle au changement des usagers. L'utilisation d'une solution de gestion de projets pouvant bousculer les plus refractaires. Des méthodes simples et un accompagnement au changement sont plus que nécessaires : découvrez nos conseils pour favoriser l'adhésion des collaborateurs à gouti dans cette vidéo.
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